Web Toplantı Katılımcıları için Yapılması ve Yapılmaması Gerekenler
Artık çevrimiçi olarak çok önemli toplantılar yapmayı seçen pek çok şirketle, aktif ve değerli bir çevrimiçi toplantı katılımcısı olmak önemli bir iş yeri becerisi haline geldi. Çevrimiçi toplantılar, düzenli olarak kişilerle etkileşime girmeyecek dağınık çalışanlar arasında fikir alışverişinde bulunma, onları değerli takım üyeleri olarak kurma ve çalışanlar arasında camaraderie oluşturma konusunda büyük bir fırsat yaratır. Aşağıdaki ipuçları, çevrimiçi bir toplantıya nasıl katılacağınız hakkında daha fazla bilgi edinmenize yardımcı olacaktır:
Zamanında olun
Çevrimiçi bir toplantıya zamanında katılmanızı engelleyen bir şey varsa, organizatöre bildirin. Çevrimiçi toplantı yazılımının , katılımcıların kimin ve ne zaman giriş yaptığını bilmelerini sağladığını unutmayın. Bu, toplantıya fark edilmeden yarım saat geç giremeyeceğiniz anlamına gelir. Çevrimiçi bir toplantıya geç kalmak, geç saatlere kadar toplantı odasına girmek gibi saygısızlıktır.
Toplantıdan Önce Biraz Su İçiniz veya Tuvalete Git
Çevrimiçi toplantılar genellikle saatlerce devam etmez, dolayısıyla kendinize izin vermeniz için doğal bir mola olmaz. Ayrıca, internet üzerinden yapılan toplantılar hızlı tempolu olma eğilimindedir ve insanlar tartışmaya devam etmeleri için geri dönene kadar durup beklemek zorunda kalmadan isteksiz veya sinirli de olabilirler. Yani bir bardak su alın ya da toplantıdan önce tuvalete gidin. Ayrıca, kimseyi bilmeden toplantıdan gizlice kaçmayın - birisinin size bir soru sorabileceğini asla bilemezsiniz. Acil bir durum varsa, toplantı düzenleyicisine birkaç dakika için dışarı çıkmanız gerektiğini ve geri döndüğünüzde onlara bildirmeniz gerektiğini bildirin. Bunu yapmanın en iyi yolu, çevrimiçi toplantı yazılımınızın sohbet olanağı aracılığıyla gerçekleşir, böylece sunucuyu bozmazsınız.
Profesyonel bir tavır takın
Çevrimiçi toplantınıza, masanızın rahatlığından veya hatta evinizden bile geçiyor olabilirsiniz; sesiniz, akranlarınız ve üstlerinizle çevrili bir toplantı odasında olmanızdan daha az resmi olmamalıdır. Bu, kedileriniz veya çocuklarınız hakkında herhangi bir yorumda bulunmanız anlamına gelir - bir sonraki odada olsalar bile. Bu, aynı çatıyı paylaşsalar bile, evinizi ve iş hayatınızı ayrı tutabilen güvenilir bir profesyonel olduğunuzu gösterir.
Sadece Dinlemek Üzere Plan Yapmayın
Toplantı çevrimiçi olduğu için, yalnızca dinlerken başka bir şey üzerinde çalışmanız için bir mazeret değildir. Toplantıya davet edildiyseniz, sunum yapan kişi girişinize değer verir. Katılım için fazla bir şans olmasa bile, hala aktif olarak not almalısınız. Başka bir şey üzerinde çalıştığınız çevrimiçi toplantı, sizin için önemli olabilecek bir şeylere sahip olabilir. Herhangi bir çalışmayı toplantı ile aynı gün bitirmeniz gerekiyorsa, o günkü toplantıya katılmaya hazır olmadığınızı belirtin ya da kendiniz üzerinde çalışmak zorunda kalmayacak şekilde kendinizi yeterince iyi organize edin.
Katılmak İçin Bir Nokta Olun
Soru-Cevap oturumu sırasında bir soru sorup sormadığınızı, ekibinizin başarılarını ya da diğer uygun bir hikayeyi veya fikri paylaşarak, toplantıda söz sahibi olmayı planlayın. İyi bir ev sahibi toplantı sırasında giriş isteyecektir ve tüm zamanı sadece ekipte konuşarak geçirmeyecektir. Bunu sadece katılımda değil, aynı zamanda dikkat ederek de olduğunu gösterme fırsatı olarak değerlendirin. Konuşmadan önce adınızı söyleyin, böylece katılımcılar onlara kimin yönlendirdiğini bileceklerdir. Yüz yüze bir toplantıda olduğu gibi, emin ve açık bir şekilde konuşmanız gerektiğini unutmayın. İşletmeniz resmi olmayan bir dile girmiyorsa, çevrimiçi bir ortamın yüz yüze olandan daha gayri resmi olmasına rağmen bunu kullanmaktan kaçının.
Toplantıdan Önce Uygulama
Bir slayt paylaşmanız istendiyse veya toplantı sırasında bir sunum yapmak için, yalnızca organizatör tarafından istenen standartlara uyulmadığından emin olmalısınız, aynı zamanda malzemelerinizin teslimatını da uyguladığınızdan emin olmalısınız. Bu, belirli bir yazılımı kullanan ilk çevrimiçi toplantınızsa, yazılımı kullanmanın rahat olduğundan emin olmak için toplantı düzenleyicisine sizinle kuru bir çalışma yapıp yapamayacaklarını sorun. Eğer yazılımı zaten biliyorsan, sunumu yap. Ne söyleyeceğinizi bilin ve sunumunuz sırasında bir ipucu okumasından kaçının. Bazı gerçekleri ve rakamları okumak gayet iyi, ancak sizi soğuk olarak arayan tele pazarlama operatörleri gibi görünmek istemezsiniz. Sununuzun aktığından ve düzgün bir şekilde iletildiğinden emin olun.
Dönüşsüz Konuşmayın
Eğer bir başkasının sunumu dönerse, kesintisiz olarak bitirsinler. Tamamlanana kadar bekleyin ve sonra yorum yapın veya sorular sorun. Sunum katılımcıların sunumu kesintiye uğratmadığını belirtmedikçe, başka birinin sırası geldiğinde konuşmayı reddetme. Aksi halde toplantı sadece geciktirilmez, aynı zamanda konu dışı da olabilir. Çevrimiçi toplantılara katılanların, konuşmak istedikleri görsel ipuçlarını verme fırsatına sahip olmadıklarını, sunucunun yorum veya soru sormadan önce yapmak istedikleri bir noktayı düzgün bir şekilde tamamlamasına izin vermediğini unutmayın. Dolayısıyla, herhangi bir kesinti vokal olacaktır ve toplantının doğal akışını aksatacaktır.
Yukarıdaki ipuçlarını izleyerek, yalnızca profesyonel olarak değil, çevrimiçi bir toplantıda nasıl davranacağınızı bildiğinizden emin olabilirsiniz. İnternet, pek çok kişi tarafından oldukça gayri resmi bir araç olarak görülse de, işyerinde kullanıldığında, yine de meslektaşları ile yüz yüze görüşürken sahip olduğunuz aynı nezaketleri gerektirir.