Grup mesajındaki herkese cevap vermeniz gerekiyor mu?
Cevap vermek güzelse, herkese cevap vermek daha iyi olmalı. Sağ?
Her zaman değil. Yanıt tüm alıcılar için gerçekten önemliyse, "herkese cevap ver" seçeneği kullanılmalıdır.
Bazı cevaplar, tüm senaryoların bir alıcının bu seçeneği tıkladıklarını veya tıkladıklarını fark etmediğinden kaynaklanmaktadır. Ancak çoğu kişi, mesajın ne zaman gönderileceğini ne zaman anlayamadığı gerçeğinden kaynaklanmaktadır.
Her iki durumda da, genellikle grup mesajında yer alan diğer insanlar için can sıkıcı olur. Bu nedenle, Reply to All'ı dikkatli bir şekilde kullanmak en iyisidir.
Tümünü Yanıtlamak Ne Zaman
E-posta programınızın Tümünü Yanıtla özelliğini yalnızca şu durumlarda kullanın:
- Cevabınız, orijinal gönderenin ve orijinal e-postanın Kime: ve Cc: alanlarındaki tüm kişilerin bilinmesi için gerekli olacaktır.
Şu durumlarda herkese cevap vermeyin:
- Sadece orijinal gönderenin cevabınızı bilmesi gerekiyor.
- Yorumlarınız, orijinal gönderen ve birkaç diğer alıcı için bilmek için çok önemli olacaktır.
- Bu durumda normal bir cevap verin ve ardından diğer alıcıları manuel olarak ekleyin. Adresleri orijinal e-postadan kopyalayabilirseniz yardımcı olabilirsiniz.
- Mesajınız "Teşekkürler!" Gibi basit veya "Bende:"
- Teşekkürler, bildirimlerin gönderilmesi iyi olabilir, ancak bunları diğer alıcılara göndermeyin. Sadece gönderen kişinin mesajla ilgili hissettiğiniz şeyden haberdar olması gerekir, gruptaki her bir kişi değil.
Yanıtla, sadece özel durumlar için ayrılmıştır. Sadece aynı mesajı gruptaki her alıcıya göndermeniz gerekiyorsa kullanılmalıdır. Aksi takdirde, bunu yapmanız gerekmiyorsa, yalnızca ilgili kişilere yanıt vermelisiniz, bunun nedeni göndericiye sadece yanıt verdiğiniz anlamına gelebilir.
Örnek olarak, bu hafta sonu emeklilik partisine gelmek isteyip istemediğinizi soran bir e-posta almayı düşünün. Diğer 30 kişiye gönderildiğini varsayın ve sadece gidip gitmediğinizi değil, başka yiyecekler de getirebilir veya başka bir şekilde yardımcı olabilirsiniz.
Bu durumda genellikle herkese bir cevap göndermek ve gidemeyeceğinizi açıklamak genellikle uygun değil çünkü bu hafta sonu çalışmanız ve çocuğunuzun yine de hasta olması gerektiğinden, bu sizin için iyi bir hafta sonu değil. Bu ayrıntılar gönderenle ilgili, ancak muhtemelen davet edilen herkese uygun değil.
Bununla birlikte, herkese cevap vermeniz gereken zamana ve hepsine cevap vermeniz beklendiğinde vardır . Belki de bir iş projesi veya diğer alıcıları doğrudan ilgilendiren başka bir şey hakkında bir grup tartışması içerir.
Durum ne olursa olsun, başkalarına toplu e-posta göndermeden önce her zaman düşünmelisiniz. Birkaç kişi tüm mesajları birbiri ardına göndermeye başladığında daha da kötüleşir ve bir iki dakikalığına bir düzine e-posta alırsınız. Bunları okumak için gerek yok, sadece takip etmek zor değil, aynı zamanda sinir bozucu değildir.