Özelliklere ve Temellere Giriş
Kuruluşunuzda izlenmesi gereken büyük miktardaki veriler yüzünden bunaldınız mı? Belki de şu anda kritik bilgilerinizin kaydını tutmak için bir kağıt dosyalama sistemi, metin belgeleri veya elektronik tablo kullanıyorsunuzdur. Daha esnek bir veri yönetimi sistemi arıyorsanız, bir veritabanı yalnızca aradığınız kurtuluş olabilir ve Microsoft Access 2013 mükemmel bir seçenek sunar.
Bir veritabanı nedir?
En temel seviyede, bir veritabanı sadece organize bir veri topluluğudur. Microsoft Access, Oracle veya SQL Server gibi bir veritabanı yönetim sistemi (DBMS), bu verileri esnek bir şekilde düzenlemek için ihtiyacınız olan yazılım araçlarını sağlar. Veritabanından veri eklemek, değiştirmek veya silmek, veritabanında saklanan verilerle ilgili soruları (ya da soruları) sormak ve seçilen içerikleri özetleyen raporlar üretmek için gerekli olanakları içerir.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013, kullanıcılara bugün piyasadaki en basit ve en esnek DBMS çözümlerinden birini sunar. Microsoft ürünlerinin düzenli kullanıcıları, tanıdık Windows görünümünün yanı sıra diğer Microsoft Office ailesi ürünleri ile sıkı entegrasyonun tadını çıkarabilirler. Access 2010 arayüzüyle ilgili daha fazla bilgi için Access 2013 Kullanıcı Arabirim Turumuzu okuyun .
İlk olarak, çoğu veritabanı kullanıcısının karşılaşacağı Access'in ana bileşenlerinden üçünü inceleyelim: tablolar, sorgular ve formlar. Zaten bir Access veritabanınız yoksa, Scratch'tan Access 2013 Veritabanı Oluşturma veya bir Şablondan Access 2013 Veritabanı Oluşturma hakkında bilgi edinmek isteyebilirsiniz.
Microsoft Access Tabloları
Tablolar herhangi bir veritabanının temel yapı taşlarını içerir. E-tablolara aşina iseniz, veritabanı tablolarını çok benzer bulacaksınız.
Ortak bir veritabanı tablosu, isim, doğum tarihi ve unvan gibi özellikler de dahil olmak üzere çalışan bilgilerini içerebilir. Aşağıdaki gibi yapılandırılabilir:
- Çalışan kimliği
- Soyadı
- İsim
- Başlık
- Selamlama
- Doğum günü
Tablonun yapısını inceleyin ve tablonun her sütununun belirli bir çalışan karakteristiğine (veya veritabanı terimlerindeki öznitelik) karşılık geldiğini göreceksiniz. Her sıra belirli bir çalışana karşılık gelir ve kendi bilgilerini içerir. Hepsi bu kadar var! Eğer yardımcı olursa, bu tabloların her birini elektronik tablo tarzı bir bilgi listesi olarak düşünün. Daha fazla bilgi için, Access 2013 Veritabanına Tablo Ekleme başlıklı makaleyi okuyun.
Access veritabanından bilgi alma
Açıkçası, sadece bilgi depolayan bir veri tabanı işe yaramaz olurdu - bilgi almak için de yöntemlere ihtiyacımız var. Bir tabloda saklanan bilgileri çağırmak isterseniz, Microsoft Access tabloyu açmanıza ve içinde bulunan kayıtlara göz atmanıza olanak tanır. Ancak, bir veritabanının gerçek gücü, daha karmaşık istekleri veya sorguları yanıtlama yeteneklerinde yatar. Erişim sorguları, birden çok tablodaki verileri birleştirme ve elde edilen verilere belirli koşulları yerleştirme yeteneği sağlar.
Kuruluşunuzun, şu anda ortalama fiyatlarının üzerinde satmakta olan ürünlerin bir listesini oluşturmak için basit bir yöntem gerektirdiğini düşünün. Ürün bilgi tablosunu almanız yeterliyse, bu görevi yerine getirmek büyük miktarda veriyi ayırmayı ve hesaplamaları el ile gerçekleştirmeyi gerektirir. Ancak, bir sorgunun gücü, yalnızca Access'in yalnızca yukarıdaki ortalama fiyatlandırma koşulunu karşılayan kayıtları iade etmesini istemenizi sağlar. Ayrıca, veritabanına yalnızca öğenin adını ve birim fiyatını listelemesi için talimat verebilirsiniz.
Access'te veritabanı sorgularının gücü hakkında daha fazla bilgi için, Microsoft Access 2013'te Basit Sorgu Oluşturma başlıklı makaleyi okuyun.
Bir Bilgi Veritabanına Bilgi Ekleme
Şimdiye kadar, bilgileri bir veritabanında organize etmenin ve bir veritabanından bilgi almanın arkasındaki kavramları öğrendiniz. Bilgileri ilk önce tablolara yerleştirmek için hala mekanizmalara ihtiyacımız var! Microsoft Access, bu hedefe ulaşmak için iki temel mekanizma sağlar. İlk yöntem, tabloyu bir pencereye çift tıklatarak ve bir bilginin bir e-tabloya bilgi ekleyeceği şekilde alt kısmına bilgi ekleyerek basitçe getirmektir.
Access ayrıca kullanıcıların grafik formda bilgi girmelerini ve bu bilgilerin veritabanına şeffaf bir şekilde aktarılmasını sağlayan kullanıcı dostu formlar arabirimi sağlar. Bu yöntem, veri girişi operatörü için daha az korkutucu ancak veritabanı yöneticisinin biraz daha fazla çalışmasını gerektirir. Daha fazla bilgi için, Access 2013'te Form Oluşturma başlıklı makaleyi okuyun.
Microsoft Access Raporları
Raporlar, bir veya daha fazla tablo ve / veya sorguda bulunan verilerin etkileyici biçimde biçimlendirilmiş özetlerini hızlı bir şekilde üretme yeteneği sağlar. Kısayollar ve şablonlar kullanılarak veritabanı kullanıcıları tam anlamıyla birkaç dakika içinde raporlar oluşturabilirler.
Ürün bilgilerini mevcut ve potansiyel müşterilerle paylaşmak için bir katalog oluşturmak istediğinizi varsayalım. Önceki bölümlerde, bu tür bilgilerin veritabanımızdan sorguların mantıklı kullanımıyla alınabileceğini öğrendik. Bununla birlikte, bu bilginin bir tablo şeklinde sunulduğunu unutmayın - tam olarak en cazip pazarlama materyali değil! Raporlar, grafiklerin dahil edilmesine, çekici biçimlendirmeye ve sayfalandırmaya izin verir. Daha fazla bilgi için bkz. Access 2013'te Rapor Oluşturma.