Excel Veri Giriş Formu

Veri girişi için adım adım talimatlar

Excel'in yerleşik veri giriş formunu kullanmak, verileri bir Excel veritabanına girmenin hızlı ve kolay bir yoludur.

Formu kullanmanız şunları sağlar:

• Yeni bir veritabanı tablosunu başlatmak veya mevcut kayıtlara yeni kayıtlar eklemek
• bir kerede veri kayıtları arasında gezin
• belirli bilgileri içeren kayıtları aramak
• bireysel kayıtları gerektiği gibi düzenleyin veya silin

Veri Girişi Form Simgesinin Hızlı Erişim Araç Çubuğuna Eklenmesi Hakkında

Veri giriş formu, Excel'in yerleşik veri araçlarından biridir. Bunu kullanmak için tek yapmanız gereken, veritabanınızda kullanılacak sütun başlıklarını sağlamak, Form simgesine tıklamak ve Excel geri kalanını yapacaktır.

Ancak işleri daha da zorlaştırmak için, Excel 2007'den beri Microsoft, şeritte Form simgesini eklememeyi seçmiştir.

Veri giriş formunu kullanmanın ilk adımı, bunu kullanabilmemiz için Form ikonunu Hızlı Erişim Araç Çubuğuna eklemektir.

Bu tek seferlik bir işlemdir. Eklendiğinde, Hızlı Erişim Araç Çubuğunda Form simgesi kullanılabilir kalır.

Veri Giriş Formu Düğmesini Bulma

Hızlı Erişim Araç Çubuğu, Excel'de sık kullanılan özelliklere kısayollar kaydetmek için kullanılır. Ayrıca, şeritte bulunmayan Excel özelliklerine kısayollar ekleyebileceğiniz yerdir.

Bu özelliklerden biri veri giriş formudur.

Veri formu, bir Excel veritabanı tablosuna veri eklemenin hızlı ve kolay bir yoludur.

Ancak, bazı nedenlerle Microsoft, formu Excel 2007'den başlayarak şeridin sekmelerinden birine eklememeyi seçti.

Aşağıda, Hızlı Erişim Araç Çubuğuna Form simgesinin nasıl ekleneceğini gösteren adımlar verilmiştir.

Veri Formunu Hızlı Erişim Araç Çubuğuna Ekleme

1. Açılır menüyü açmak için Hızlı Erişim Araç Çubuğu'nun sonunda aşağı oku tıklayın.
2. Hızlı Erişim Araç Çubuğu'nu Özelleştir iletişim kutusunu açmak için listeden Diğer Komutlar'ı seçin.
3. Açılır menüyü açmak için Satırdan komutları seç'in altındaki aşağı oku tıklayın.
4. Soldaki bölmede Excel 2007'de bulunan tüm komutları görmek için listeden Tüm Komutları seçin.
5. Form komutunu bulmak için bu alfabetik listede ilerleyin.
6. Hızlı Erişim Araç Çubuğuna Form komutunu eklemek için komut bölmeleri arasında Ekle düğmesine tıklayın.
7. Tamam'a tıklayın.

Form düğmesi şimdi Hızlı Erişim Araç Çubuğuna eklenmelidir.

Veritabanı Alanı Adlarını Ekleme

Daha önce belirtildiği gibi, Excel'de veri giriş formunu kullanmak için tek yapmamız gereken, veritabanımızda kullanılacak sütun başlıklarını veya alan adlarını sağlamaktır.

Alan adlarını forma eklemenin en kolay yolu, bunları çalışma sayfanızdaki hücrelere yazmaktır. Formda en fazla 32 alan adı ekleyebilirsiniz.

Aşağıdaki başlıkları A1 ila E1 hücrelerine girin:

Öğrenci Kimliği
Soyadı
ilk
Yaş
program

Veri Giriş Formunu Açma

Veri Giriş Formunu Açma

1. Aktif hücre yapmak için A2 hücresini tıklayın.
2. Hızlı Erişim Araç Çubuğuna eklenen sayfa simgesine tıklayın, sayfa 2.
3. Form simgesine tıklamak, formun başlıklarını eklemekle ilgili bir dizi seçenek içeren Excel'den bir ileti kutusu getirecektir.
4. Başlıklar olarak kullanmak istediğimiz alan adlarını zaten yazdığımızdan, mesaj kutusunda Tamam'ı tıklamanız yeterli.
5. Tüm alan adlarını içeren form ekranda görünmelidir.

Form ile Veri Kayıtları Ekleme

Form ile Veri Kayıtları Ekleme

Veri başlıkları, veritabanına kayıt ekleyen forma eklendikten sonra, basit bir şekilde, form alanlarına doğru sırayla veri yazmanın bir meselesidir.

Örnek Kayıtlar

Veriyi doğru başlıkların yanındaki form alanlarına girerek aşağıdaki kayıtları veritabanına ekleyin. İkinci kaydın alanlarını temizlemek için ilk kaydı girdikten sonra Yeni düğmesine tıklayın.

1. Öğrenci Kimliği : SA267-567
   Soyadı : Jones
   İlk : B.
   Yaş : 21
   Program : Diller
   
   Öğrenci Kimliği : SA267-211
   Soyadı : Williams
   İlk : J.
   Yaş : 19
   Program : Bilim

İpucu: Öğrenci kimlik numaraları gibi çok benzer veriler girilirken (yalnızca çizgi sonraki rakamlar farklıdır) veri girişini hızlandırmak ve basitleştirmek için kopyala ve yapıştır komutunu kullanın.

Geri kalan kayıtları öğretici veritabanına eklemek için, yukarıdaki resimde bulunan verilerin geri kalanını A4 ila E11 hücrelerine girmek için formu kullanın.

Form ile Veri Kayıtları Ekleme (devam)

Geri kalan kayıtları öğretici veritabanına eklemek için, resimde bulunan verilerin geri kalanını A4 ila E11 hücrelerine girmek için formu kullanın.

Formun Veri Araçlarını Kullanma

Bir veritabanında önemli bir sorun, dosya boyut olarak büyürken verilerin bütünlüğünü korumaktır. Bu gerektirir:

• veri hatalarını düzeltmek veya bireysel kayıtları güncellemek.
• eski veya yinelenen kayıtları silme.

Veri giriş formu, sağ taraftaki veritabanında kayıtları bulmayı ve düzeltmeyi veya silmeyi kolaylaştıran çeşitli araçlar içerir.

Bu araçlar:

• Prev ve Find Next tuşlarını bul - bunlar bir seferde veritabanında bir kayıt ilerletmenizi ve geri almanızı sağlar.
• Sil düğmesi - bu, veritabanından kayıtları silmek için kullanılır.
• Geri Yükle düğmesi - Bu düğme, düzenlenmekte olan bir kayıttaki değişiklikleri geri almak için kullanılabilir. Zaman zaman, bir kayıtta yanlış değişiklikler yaparız veya yanlış kaydı tamamen düzenleriz. Eğer öyleyse, bu değişiklikleri geri almak için geri yükleme düğmesi kullanılabilir.
• Not: Geri Yükle düğmesi sadece formda bir kayıt mevcut olduğu sürece çalışır. Başka bir kayda eriştiğinizde veya formu kapattığınızda, geri yükleme düğmesi devre dışı kalır.
• Ölçüt düğmesi, veritabanını ad, yaş veya program gibi belirli ölçütlere dayanan kayıtlar için aramanızı sağlar. Ölçüt düğmesini kullanmanın bir örneği, öğreticinin bir sonraki adımında yer almaktadır.

Bir Alan Adı Kullanarak Kayıt Arama

Ölçüt düğmesi, veritabanını ad, yaş veya program gibi bir veya daha fazla alan adı kullanarak kaydetmenizi sağlar.

Bir Alan Adı Kullanarak Kayıt Arama

1. Formdaki Kriterler düğmesine tıklayın.
2. Ölçüt düğmesine tıklamak tüm form alanlarını temizler, ancak veritabanındaki verileri silmez.
3. Program alanına tıklayın ve üniversitede Sanat programına kayıtlı tüm öğrencileri aramak istediğimiz gibi Arts yazın.
4. Sonrakini Bul düğmesine tıklayın. H. Thompson için kayıt, Sanat programına kayıtlı olduğu gibi görünmelidir.
5. Next (İleri) düğmesini ikinci ve üçüncü kez tıklayın ve J. Graham ve W. Henderson'ın kayıtları birbiri ardına aynı zamanda Sanat programına kayıtlı oldukları için görünmelidir.

Bu öğreticinin bir sonraki adımında, birden fazla ölçütle eşleşen kayıtların aranması için bir örnek bulunmaktadır.

Çoklu Alan Adlarını Kullanarak Kayıt Arama

Bu örnekte, 18 yaşında olan ve üniversitedeki Sanat programına kayıtlı tüm öğrencileri arayacağız. Sadece her iki kritere uyan kayıtlar formda gösterilmelidir.

1. Formdaki Ölçüt düğmesini tıklayın.
2. Yaş alanını tıklayın ve 18 yazın.
3. Program alanına tıklayın ve Arts yazın.
4. Sonrakini Bul düğmesini tıklayın. H. Thompson için kayıt, 18 yaşından beri ve Sanat programına kayıtlı olduğundan formda görünmelidir.
5. Next (İleri) düğmesini ikinci kez tıklayın ve J. Graham'ın da 18 yaşından beri olduğu ve Sanat programına kayıtlı olduğu için kayıt olması gerekiyor.
6. Sonrakini Bul düğmesini üçüncü kez tıklatın ve her iki ölçütle de eşleşen başka kayıt olmadığından J. Graham'ın kaydı görünmelidir.

W. Henderson'ın kaydı bu örnekte gösterilmemelidir çünkü Sanat programına kayıtlı olmasına rağmen, 18 yaşında değildir, bu yüzden her ikisi de arama kriterlerine uymamaktadır.