Tüm e-postalarınızı, ele almak istediğiniz e-posta miktarını istediğiniz zaman sınırlandırarak alabilirsiniz.
Bir günden daha fazla mesajınız varsa…
… Gelen kutunuzda, "geldiği anda her mesajla ilgilen" -approach sizin için çalışmıyor.
Bu senin hatan değil. Bu yaklaşım, yalnızca tek işi e-postaları mümkün olduğu kadar çabuk cevaplamak isteyenler için çalışabilir.
Neyse ki, biraz farklı bir cadde, e-posta ile kesintisiz çalışmanıza izin verir, yine de makul bir süre içinde yanıt verir, aylara göre e-postaları geciktirmez ve e-posta birikiminden de kurtulur.
E-postanızı Üstüne Gönderin ve Yarın Onunla Başa Çıkın
E-postanıza ulaşmak için:
- Gözlerini gelen kutusundan çıkar .
- Otomatik posta kontrolünün ve yeni posta duyurularının kapalı olduğundan emin olun.
- Dün geldiğiniz tüm postaları, uygun gördüğünüz kadar çok sayıda toplu iş olarak ele alın.
- Daha az parti, daha iyi. Dünün postasının tamamını tek seferde ele alırsanız, en az zamanınızı ve çabanızı harcamış olursunuz.
- E-posta işleminiz için zaman planlayın .
- Mesajları sırayla ele alın.
- Bir mesaj araştırma gerektiriyorsa, o araştırmayı yarın için planlayın ve gönderen kişiye geri döneceğinizi bildirin. Daha fazla çalışma gerekiyorsa, daha uzun bir süre için programlayın.
- İş bittiğinde orijinal mesajı bulabildiğinizden emin olun. Gönderen ve en önemlisi, tarihle birlikte kaydedilen tarih yeterli olmalı. Mac OS X Mail'de , LinkABoo'yu da kullanabilirsiniz.
- Sadece dün gönderilen iletileri görüntüleyen, bayraklar uygulayan (örneğin alternatif renklerdeki etiket günleri) veya varış tarihine göre sıralama yapan bir akıllı klasör kullanabilirsiniz.
- Acil durum gerektiren tüm e-postalar için gelen kutunuzu periyodik olarak kontrol edebilirsiniz.
İşiniz bunu gerektiriyorsa, postaları günlük olarak üç kat daha fazla işleyin; örneğin günde üç kez. Hangi dönemi seçerseniz seçin, önemli olan, üzerinde çalışırken e-posta listesinin yeni girdilere kapalı olmasıdır.
Neden E-posta Gelen Kutusunun Günlük İşlenmesi?
Postayla daha sık ilgilenmeniz gerekmedikçe, sizi günlük işlemeyi denemeye davet ediyorum. Ek faydaları vardır:
- Hemen cevap vermenin emsalsizliğini, karşılanamayacak bir taahhüdünüzü kurmazsınız.
- Günlük bir program tutmak ve hatırlamak kolaydır.
- Her mesaj tipi için günün mükemmel saatini seçebilirsiniz.
En Kolay E-postaları İlk Kullanın!
Bu normalde senin tarzın değilse bile,
- İlk olarak en kolay mesajları almanın deneyimini yapın.
Daha zorlu e-postalara ulaştığınızda, kararlı ilerleme onları zaten biraz zorladı. Eğer karmaşık olanı kolayca keşfetmeden önce hızlıca taradıysanız, çözümlerle de biraz zaman geçirdiniz.
Gelen Kutumu Boşaltan Bir Günü Kaçırırsam Ne Yapar?
Seyahat veya tatil nedeniyle bir kaç günü özlerseniz, bu büyük bir sorun değil.
- E-postaları dün gelmiş gibi ele al.
Çoğu zaman, iki gün boyunca veya bir hafta boyunca e-postadan geçmek, bir günü idare etmekten çok daha fazla zaman ve çaba gerektirmez.
E-postaların yığını bir gün içinde başa çıkamayacak kadar yüksekse, başka bir stratejinin size yardımcı olmasını sağlayın:
Bir e-postanın Backlog'u nasıl temizlenir
E-postalardan kurtulmak için:
- Yeni bir klasör oluştur.
- Tüm bekleyen e-postaları gelen kutunuzdan bu klasöre taşıyın.
- Her gün ve her şeyden önce, backlog klasöründeki mesajlardan en az biriyle bir şeyler yapın.
- Cevap vermek zorunda değilsiniz. Onu dosyalamak zorunda değilsin. Gerçi bir şey yap. Örneğin, cevap vermenize yardımcı olabilecek bir site arayın. Veya size yardımcı olabilecek birinin e-posta adresini (veya numarasını) arayın.
- Bazı günlerde, en azından bunu yapacaksın. Harika! Diğerlerinde, bir seferde bir yığın mesajla ilgileneceksiniz. Harika!
- Tüm yeni postaları yukarıdaki gibi ele alın.
Bu stratejileri Mark Forster'ın Do It Tomorrow'dan öğrendim : Ve Zaman Yönetimi'nin Diğer Sırları (fiyatları karşılaştırın), her şeyi yapmak için harika bir kitap, ve hala oynamak için zamanınız varsa (fiyatları karşılaştırın) —Mark Forster'ın ilk Zaman yönetimi taksit.