Çoğu şirket Microsoft Word ve Excel'de neler yapılabileceğine aşinadır, ancak Microsoft Access'in neler yapabileceğini anlamak kavramak biraz daha zordur. Veritabanları oluşturma ve bunları sürdürme fikri, gereksiz kaynak kullanımı gibi görünüyor. Ancak, küçük işletmeler için, bu program, özellikle büyüme ve organizasyonun yönetilmesi söz konusu olduğunda, birkaç farklı avantaj sağlayabilir.
Microsoft Access, küçük şirketlerin veri veya projeleri Excel veya Word'den daha iyi takip edebilmeleri için daha güçlü bir yol sağlar. Erişim, yaygın olarak kullanılan Microsoft uygulamalarından daha fazla zaman alabilir, ancak aynı zamanda projeleri, bütçeleri ve büyümeyi izlemek için en fazla katma değere sahiptir. Karşılaştırma ve analiz için küçük bir işletmeyi yürütmek için gerekli tüm veriler tek bir programda tutulur, böylece raporları ve grafikleri başka herhangi bir programdan daha kolay çalıştırır. Microsoft, öğrenme sürecini kolaylaştırmak için çeşitli şablonlar sunar ve kullanıcılar şablonları gittikleri gibi özelleştirebilir. Microsoft Access'in temellerini anlamak, küçük işletmelerin günlük faaliyetlerinde tam değerini görmelerine yardımcı olabilir.
Zaten bir e-tablo kullanıyorsanız, Excel elektronik tablonuzu bir Access veritabanına dönüştürmek kolaydır.
Müşteri Bilgilerinin Bakımı
Veritabanı, işletmelerin adres, sipariş bilgileri, faturalar ve ödemeler dahil olmak üzere her müşteri veya müşteri için gerekli tüm bilgileri takip etmesine izin verir. Veritabanı, tüm çalışanların erişebileceği bir ağda saklandığı sürece, kullanıcılar bilginin güncel kalmasını sağlayabilir. Müşteri bilgileri her küçük işletme için kritik olduğundan, veritabanı güvenceye alınabilir. Veritabanına formlar eklemek, küçük işletmelere verilerin tüm çalışanlar tarafından tutarlı bir şekilde girilmesine yardımcı olur.
Kullanıcılar programa aşina oldukça, müşteri adreslerine eşleme gibi daha ayrıntılı bileşenler eklenebilir. Bu, çalışanların yeni müşteriler için adresleri doğrulamasına veya teslimatlar için rota planlamasına izin verir. Ayrıca, işletmelerin fatura oluşturmalarına, e-posta veya normal posta gönderebilmelerine ve faturaların ne zaman ve nasıl ödenebileceğini takip etmelerine olanak tanır. Access'teki müşteri verilerini güncellemek ve saklamak bir elektronik tablo veya Word belgesinden daha güvenilirdir ve bu bilgileri yönetmeyi kolaylaştırır.
Finansal Verileri İzleme
Birçok işletme özel olarak finans takibi için yazılım satın alır, ancak sadece gereksiz olmayan küçük bir işletme için fazladan iş yaratma eğilimindedir. Faturalar oluşturup takip edebilmenin yanı sıra, tüm iş harcamaları ve işlemleri de aynı program aracılığıyla kaydedilebilir. Outlook ve Access dahil olmak üzere tam Microsoft Office Paketi'ne sahip olan şirketler için, Outlook'ta ödeme hatırlatıcıları veritabanına bağlanabilir. Hatırlatıcı ortaya çıktığında, kullanıcılar gerekli ödemeleri yapabilir, verileri Access'e girebilir, ardından hatırlatıcıyı kapatabilir.
İş büyüdükçe daha gelişmiş yazılımlar satın almak gerekebilir ve tüm finansal verileri Access'te saklanırsa bu işletmelerin bir avantajı vardır. Diğer birçok program, Access'ten dışa aktarılan verileri alabilir ve zaman geldiğinde bilgileri taşımayı kolaylaştırır.
Pazarlama ve Satış Yönetimi
Access'i kullanmanın en az kullanılan ancak güçlü yollarından biri, pazarlama ve satış bilgilerini izlemektir. Veritabanında halihazırda saklanan mevcut müşteri bilgileri ile, satış veya özel teklifler ile ilgilenenlere e-postalar, el ilanları, kuponlar ve normal posta göndermek kolaydır. Küçük işletmeler daha sonra, mevcut müşterilerinin kaçının bir pazarlama kampanyası sonrasında yanıt verdiklerini izleyebilir.
Yeni müşteriler için, tüm kampanyalar tek bir yerden oluşturulabilir ve izlenebilir. Bu, çalışanların daha önce nelerin tamamlandığını ve ne yapılması gerektiğini veya hangi takibin gerekli olduğunu görmesini kolaylaştırır.
İzleme Üretimi ve Envanter
Müşteri takibine benzer şekilde, envanter, kaynaklar ve hisse senedi hakkındaki verileri takip edebilmek, herhangi bir işletme için kritik öneme sahiptir. Erişim, gönderilerdeki depolara veri girmeyi ve belirli bir ürünü daha fazla sipariş etme zamanının ne zaman olduğunu bilmeyi kolaylaştırır. Bu, uçak parçaları veya aktif farmasötik bileşenler gibi bir ürünü tamamlamak için bir dizi farklı kaynağa ihtiyaç duyan üreticiler için özellikle önemlidir.
Hizmet sektörleri bile envanteri korumak zorundadır ve bu bilgilerin hepsine tek bir yerde sahip olmak hangi çalışanın hangi çalışanın atandığını veya ofis ekipmanının ne zaman yükseltilmesi gerektiğine karar vermesini kolaylaştırır. Araçların, mobil cihazların, seri numaralarının, kayıt bilgilerinin, kullanıcı kayıtlarının veya donanım ömürlerinin açık olup olmadığı, küçük işletmeler donanımlarını daha kolay takip edebilecektir.
Donanımın ötesinde, işletmelerin yazılımı takip edebilmeleri gerekir. Kayıttan ve yazılımın versiyon bilgisine ve kullanıcıya kullanımına izin verilen bilgisayarların sayısından, işletmelerin mevcut konfigürasyonları hakkında bilgileri hızlı ve doğru bir şekilde çekebilmesi hayati önem taşımaktadır. Son zamanlarda Windows XP desteğinin sona ermesi, iş bilgisayarlarında ve cihazlarında hangi yazılımların ve işletim sistemlerinin bulunduğunu bilmek önemli olduğunu hatırlatmaktadır.
Raporları ve Analizleri Çalıştırma
Belki de Access'in en güçlü yönü, kullanıcının tüm verilerden rapor ve çizelge oluşturma becerisidir. Farklı veritabanlarında saklanan her şeyi derlemek, Microsoft Access'i küçük işletmeler için bir güç merkezi yapan şeydir. Bir kullanıcı, hızlı bir şekilde, mevcut fiyatlandırmaya karşı kaynak maliyetlerini karşılaştıran bir rapor oluşturabilir, yaklaşan bir pazarlama kampanyası için stokta ne kadar olduğunu gösteren bir grafik oluşturabilir veya ödemeleri hangi müşterilerin geride bıraktığını belirleyen bir analiz gerçekleştirebilir. Küçük işletmeler, sorgular hakkında biraz fazla bilgi sahibi olduklarında, verileri nasıl görüntülediklerini kontrol edebilirler.
Daha da önemlisi, Microsoft Access diğer Microsoft ürünlerine bağlanabilir. Küçük işletmeler bir raporu inceleyebilir, müşteri verilerini arayabilir ve Word’de faturalar oluşturabilir. Bir posta birleştirme, kullanıcı Outlook'ta aynı anda bir e-posta oluştururken düzenli posta mektupları oluşturabilir. Veriler, ayrıntılara daha ayrıntılı bir bakış için Excel'e aktarılabilir ve buradan sunum için PowerPoint'e gönderilebilir. Diğer tüm Microsoft ürünleriyle entegrasyon, belki de bir işletmenin tüm bilgilerini merkezileştirmek için Access'i kullanmanın en iyi nedenidir.