Evrak ofisinizi düzenlemeye geldiğinde (ya da eviniz için) kağıt belgelerin sayısallaştırılmasının büyük bir yardımı olabileceğinin bir çok iyi nedeni var. Her şeyden önce, çekmecelere ve dosyalara tıkanmış ya da değerli çalışma alanı alan çok fazla kağıttan kurtulabilirsiniz.
Dijital dosyalar (hatta PDF'ler), genellikle yazıcıyla birlikte gelen optik karakter tanıma (OCR) yazılımının kullanılmasıyla aranabilir dosyalara dönüştürülebilir (HP, OCR'nin nasıl çalıştığını ve nasıl basitleştirilebileceğini açıklayan çok güzel bir videoya sahiptir. hayatınızı basitleştirerek).
Bu, bilgilerinizin herhangi bir odaya girmemesi değil, aynı zamanda kağıtta bulunmasından çok daha kolay olduğu anlamına gelir. Dijital dosyalarınızı istediğiniz gibi saklayabilirsiniz - CD veya DVD'de, flash sürücüde, çevrimiçi bir depolama biriminde veya yukarıdakilerin hepsinde. Yani bir şeye ihtiyaç duyduğunuzda, elinize geçebileceğinden emin olabilirsiniz.
Ev dosyalarınızı dijitalleştirmeye başladığınızda, hayatınızı kolaylaştıracak organize edilmiş bir dosya grubu oluşturmak için mükemmel bir zamandır. İhtiyacınız olan evrak kategorilerini düşünün ve her biri için bir klasör oluşturun. Bir klasörde kredi kartı makbuzları; başka bir araba sigortası evrakı; Telefon faturaları, bakkal makbuzları, ev onarım faturaları vb. ayrı ayrı klasörler verilebilir. Ve her bir klasör içinde, her yıl (veya ay) için alt klasörler oluşturun. Organize bir sistemle başlamak çok daha kolay ve yeni bir makbuz her tarandığında sistemi yeniden düzenlemeye devam etmekten ziyade, doğru dosyaya doğru yeni bir belge eklemek.
Tarayıcınızın veya yazıcınızın OCR yazılımı ile birlikte geldiğinden emin olun (ABBYY FineReader yazılımı, test ettiğim birçok yazıcı ve tarayıcıyla birlikte pakete geliyor gibi görünüyor). Eğer bulamazsan panik yapmayın. Windows kullanıyorsanız, bilgisayarınızda zaten kurulu bazı iyi OCR yazılımlarının olması şansınız vardır. Halihazırda Serin OCR Yazılımı Size düzenlenebilir belgeler oluşturmak için tarayıcınızla birlikte bu yazılımı bulma ve kullanma sürecinde size yol gösterecektir.
Tabii ki bu önemli bir noktaya geliyor: Eğer bu işi yapacaksan en azından bir belge tarayıcısına sahip olmalısın. Pahalı veya süslü olmamalı. Eğer bir taneniz yoksa, şimdi bir tane aramak için iyi bir zaman. En iyi satın alımlar için Fotoğraf Tarayıcıları ve Belge Tarayıcılarının bu Yorumları ile başlayın. Ayrı bir tarayıcı istemiyorsanız, ucuz bir hepsi bir arada yazıcı işi mükemmel bir şekilde yapar.
İşte işte zor kısım. Sistem kurmak çok zor değil; evraklarınızı bile taramak zor olmayacak. Zor olan şey, yeni makbuzları veya evrakları aldığınızda otomatik olarak yaptığınızdan emin olmaktır. Aksi takdirde, gazeteler tekrar yığmaya başlayacak ve zamanınızı boşa harcadığınızı hissedeceksiniz. Yani onunla kal!