Bir mağaza sahibi veya yöneticisi iseniz, doğru veritabanına sahip olmanın ne kadar önemli olduğunu zaten biliyorsunuz. Envanterden ve gönderimden çalışanlara ve müşterilere kadar, yavaş bir günün bile çok fazla veri bakımı gerektirdiğini biliyorsunuz. Asıl soru ne tür bir veritabanına ihtiyacınız var? Umarım, bu bilgileri Microsoft Excel'de tutmaya çalışmadınız. Varsa, Microsoft Access gibi temel bir veritabanıyla başlamayı düşünebilirsiniz, böylece verileri veritabanına kolayca aktarabilirsiniz.
Kullandığınız mağazanın türü ve büyüklüğü, ne tür bir veritabanının en anlamlı olduğu konusunda büyük bir fark yaratır. Mağazanız çiftçi pazarlarında düzenli olarak kurulursa, bir tuğla ve harç dükkanından çok farklı ihtiyaçlarınız vardır. Gıda satıyorsanız, son kullanma tarihlerini envanterin bir parçası olarak izlemeniz gerekir. Perakende mağazanız çevrimiçi ise, ücret, kargo ve inceleme bilgilerini takip etmeniz gerekir. Ancak, envanter ve nakit akışı gibi tüm dükkanların ortak olduğu birçok şey vardır. Özel ihtiyaçlarınız için en iyi veri tabanını belirlemenize yardımcı olmak için, göz önünde bulundurmanız gereken birkaç şey var.
Veritabanında İzlenecek Bilgiler
Bir perakende mağazası işletmek birçok farklı yönü izlemeyi gerektirir. Sadece envantere göz atmakla kalmaz, aynı zamanda malları, faturaları, eşyaların fiyatını göstermek için malzemeleri (kutu, askı, stand ve kasa gibi) sergilemek için yeterli yollara sahip olduğunuzdan emin olmalısınız. satış bilgisi ve müşteri bilgisi. Takip edilecek çok şey var ve veritabanları dükkanınızı daha kolay yönetiyor.
Online mağazaların yönetilmesi zor olabilir, çünkü nakliye gibi daha fazla takip etmeniz gerekir. Bir veritabanı, müşterinize veya satış geçmişinize sürekli olarak başvurmak zorunda kalmadan tüm bu farklı yönleri ele almayı oldukça kolaylaştırır. Raporlar gibi bilgileri bile dışa aktarabilir ve manuel giriş sorunlarıyla uğraşmak zorunda kalmamak için bunları veritabanınıza yükleyebilirsiniz.
Satın Almaya veya İnşa Etmeye Karar Verme
Bir veritabanı satın almanız veya oluşturmanız büyük bir sorudur ve tamamen işinizin büyüklüğüne ve onu almak istediğiniz yere bağlıdır. Eğer yeni başlıyorsanız ve elinizde zamanınız varsa (ama çok sınırlı miktarda nakit), kendi veritabanınızı oluşturmak, kendi özel ihtiyaçlarınızı karşılamanız için harika bir yoldur. Bu, bir çevrimiçi mağazaya yeni başlıyorsanız özellikle doğrudur. Eğer veritabanını online perakende mağazanızı açmadan hemen önce başlatırsanız, envanterinizde ve başlangıç noktanızda daha iyi bir kavrayış elde edeceksiniz. Bu, kolayca erişilebilir gelir vergisi mevsimine sahip olmak için harika bir veridir ve müşteri verilerinizin yanı sıra, envanterinizin üstünde kalmanıza yardımcı olur.
Daha büyük bir işiniz varsa, özellikle franchise gibi bir şey varsa, bir veritabanı satın almak sizin için daha iyi olacaktır. Aksi halde unutabileceğiniz şeylerin hepsinde size yardımcı olacaktır. Oranlar, veritabanını oluşturmak ve yönetmek için zamanınız olmayacak, bu yüzden tüm üslerin kapsanması en iyisidir. Her zaman kendi değişikliklerinizi yapabilirsiniz.
Doğru Veritabanı Programını Bulmak
Bir veritabanı programı satın almaya karar verirseniz, farklı seçenekleri araştırmak için çok fazla zaman harcamalısınız. Perakende satış mağazalarında geniş bir ürün yelpazesi vardır ve veritabanı pazarında bu farklı tiplerin kendine özgü gereksinimlerini karşılar. Eğer ürün ve yiyecek ile çalışıyorsanız, bozulabilir parçaları izlemenize yardımcı olacak bir şeye ihtiyacınız vardır. Bir mücevher mağazanız varsa, değerli parçalarda sigortanızı izleyebilmeniz gerekir. Çevrimiçi bir varlığı ve bir tuğla ve harç tesisine sahip dükkanlar için, envanteriniz, ücretleriniz, vergileriniz ve işletmenin idari yönleri için birçok farklı açıyı kapsayan bir şeye kesinlikle ihtiyacınız var. Belirli bir kalemden satıyorsanız, mağazanın çevrimiçi kısmı için hemen satışını yapabilmeniz için erken bir şekilde bilmeniz gerekir.
Başlamadan önce, izlemeniz gereken her şeyi düşünün, ardından düşündüğünüz veritabanlarının bu öğeleri minimum düzeyde olduğundan emin olun. Piyasada birçok veri tabanı var, bu yüzden ihtiyacınız olan her şeyi çok makul bir hızda elde edebilmeniz gerekir.
Kendi Veritabanınızı Oluşturmak
Kendi veritabanınızı oluşturmayı planlıyorsanız, kullanmak istediğiniz programı belirlemeniz gerekir. Microsoft Access programa gitme eğilimindedir çünkü güçlü ve nispeten ucuzdur. Diğer Microsoft yazılımlarınızdan verileri içe aktarabilir ve dışa aktarabilirsiniz (Excel'de bilgileri izliyorsanız bu son derece yararlıdır). Ayrıca e-postalarınızı, satış mektuplarınızı ve diğer belgelerinizi (hem Word hem de Outlook) veritabanına yükleyebilir ve şablonlar haline getirebilirsiniz. Erişim, çok sayıda ücretsiz şablon ve dosyaya sahip olma avantajına sahiptir, böylece tamamen sıfırdan başlamak zorunda kalmazsınız. Ücretsiz bir şablon alabilir, daha sonra gerekli değişiklikleri yapabilirsiniz, böylece veritabanınız ihtiyacınız olan her şeyi içerir.
Bakımın Önemi
Veritabanınızı nasıl elde ederseniz edin, veritabanının sizin için yararlı olmaya devam etmesi için bunu korumanız gerekecektir. Envanter, adresler, fatura değişiklikleri veya satış toplamları gibi şeylere ayak uydurmazsanız, veritabanı hiçbir amaç için başka bir fikstür olmaktan çıkar. Verilerinizi, muhasebenizi düşündüğünüz şekilde düşünün. Tüm işlemlere ve değişikliklere ayak uydurmazsanız, başınıza belaya girer. Son derece yararlı olabilse de, başlangıçta yönetecek bir BT kullanıcınız olması gerekmez. Ancak, dükkanınız büyüdükçe, verilerinizi korumak ve yönetmek için daha fazla zaman ayırmanız gerekecektir.