Adres mektup birleştirme, benzer ve benzersiz ve değişken veri öğeleri içeren bir belge kümesinin oluşturulmasını basitleştiren bir araçtır. Bu, bu veri elemanlarını içeren bir veri tabanını, bu benzersiz verinin yerleştirileceği birleştirme alanlarını içeren bir belgeye bağlayarak gerçekleştirilir.
Adres mektup birleştirme , ad ve adres gibi standartlaştırılmış veri parçalarını bir belgeye girme işlemini otomatikleştirerek zamandan ve emekten tasarruf etmenizi sağlar. Örneğin, bir form mektubunu Outlook'ta bir grup kişiye bağlayabilirsiniz; Bu mektubun her bir kişinin adresi için bir birleşme alanı ve mektubun selamının bir parçası olarak ilgili kişinin adı için bir tane olabilir.
Adres mektup birleştirme kullanımı
Posta birleştirme, birçok insan için, önemsiz posta düşüncelerini çağrıştırıyor. Pazarlamacılar hızla ve kolayca büyük miktarlarda posta oluşturmak için posta birleştirme kullanımını inkar etmekle birlikte, diğer birçok kullanım sizi şaşırtabilir ve bazı belgelerinizi oluşturma şeklinizi değiştirebilir.
Her türlü basılı belgeyi, elektronik olarak dağıtılmış belgeleri ve faksları oluşturmak için adres-mektup birleştirmeyi kullanabilirsiniz. Posta birleştirme kullanarak oluşturabileceğiniz belge türleri neredeyse sınırsızdır. İşte bazı örnekler:
- Kataloglar
- Stoklar
- Faturalar
- Etiketler
- Zarflar
- Ve tabi ki mektuplar
Akıllıca kullanıldığında, adres-mektup birleştirme verimliliğinizi büyük ölçüde artırabilir. Ayrıca oluşturduğunuz belgelerin etkinliğini artırabilir. Örneğin, alıcıların isimleri veya her alıcıya özgü diğer öğelerle harfleri özelleştirerek, istediğiniz sonucun sahnesini oluşturan parlak, kişisel bir görüntü sunarsınız.
Adres Birleştirme Anatomisi
Bir adres mektup birleştirme iki ana bölümden oluşur: belge ve veri kaynağı , veritabanı olarak da bilinir.Microsoft Word, Excel ve Outlook gibi diğer Office uygulamalarını veri kaynağı olarak kullanmanıza izin vererek işinizi basitleştirir. Eksiksiz Office paketine sahipseniz, uygulamalarından birini veri kaynağınız olarak kullanarak kolay, rahat ve şiddetle tavsiye edilir. Örneğin, Outlook kişilerinize girdiğiniz kişileri kullanmak, örneğin, bu bilgileri başka bir veri kaynağına yeniden girmekten kurtarır. Varolan bir Excel elektronik tablosunu kullanmak, verilerinizle Word'ün oluşturacağı veri kaynağından daha fazla esneklik sağlar.
Ancak, yalnızca Word programınız varsa, yine de adres-mektup birleştirme özelliğini kullanabilirsiniz. Word, adres-mektup birleştirme içinde kullanmak için tamamen özelleştirilebilir bir veri kaynağı oluşturma yeteneğine sahiptir.
Adres Birleştirmeyi Ayarlama
Bir posta birleştirme karmaşık görünebilir - ve büyük veritabanlarına dayanan karmaşık, veri ağır belgeleri kesinlikle olabilir. Bununla birlikte, Word, belgenizi bir veritabanına bağlama sürecinde size yol gösteren sihirbazları sağlayarak genel kullanım için adres-mektup birleştirme kurulumunu basitleştirir. Genellikle, hataları bulmak ve düzeltmek de dahil olmak üzere, 10'dan daha az kolay adımda süreci tamamlayabilirsiniz. Bu, belgenizi elle hazırlamaktan daha az ve daha az zaman ve güçlükle de.