Çoğu kullanıcı gibi iseniz, belgelerinizi kaydettiğinizde neleri adlandıracağınızı düşünmek için çok fazla zaman harcamazsınız. Ne yazık ki, bu, arama yapmadan istediğiniz dosyayı bulmayı zorlaştırabilir; hatta istediğinizi bulmak için birkaç farklı dosyayı açmanız gerekebilir.
Belgeleriniz için bir adlandırma sistemi geliştirmek ve onu kullanma alışkanlığını kazanmak, ihtiyacınız olan belgeyi bulmaya geldiğinizde size zaman ve hayal kırıklığı kazandırır. Kusursuz dosya isimleriyle sayısız belgeyi aramak yerine, adlandırma sistemi aramanızı hızlandırmanıza yardımcı olacaktır.
Doğru Adlandırma Sistemi
Dosyalarınızı adlandırmanın tek bir doğru yolu yoktur ve adlandırma sistemleri kullanıcıdan kullanıcıya değişir. Önemli olan, sizin için anlamlı olan ve tutarlı bir şekilde uygulayan yöntemi bulmaktır. Başlaman için sana birkaç ipucu:
- Belgenin dosya adınızda oluşturulduğu tarihi ekleyin: Bu, özellikle yazışmalarla uğraşırken, dosya adına eklenecek en yararlı öğelerden biridir. Bir doküman oluşturduğunuzda tam olarak hatırlamıyor olsanız bile, aramanızı belirli bir zaman dilimine göre daraltabilirsiniz.
- Alıcının adını dosya adınıza ekleyin: Bu harflerle çalışırken özellikle değerli bir uygulamadır, ancak sözleşmeler, notlar ve hatta notlar gibi diğer belgeler için kullanışlı bir unsur olabilir.
- Dosyanın ne tür bir belge olduğunu belirtin : Yine, bu, bazı kullanıcılar için verilen gibi görünecektir ve bunun nedeni, bir dosya adının önemli bir parçası olmasıdır. Yazdığınız bir mektup arıyorsanız, adında “sözleşme” veya “not” yazan bir dosyayı eleyebilirsiniz.
- Dosya adının öğelerini nasıl sipariş ettiğinize dikkat edin: Bu, dosyalarınızı ayırt etmenize yardımcı olmasa da, arama yaparken bunları sipariş etmenize yardımcı olur. Word'de veya Windows Gezgini'nde Aç iletişim kutusundaki sıralama denetimlerini kullanarak, dosyalarınızı alfabetik olarak (veya sayısal olarak) sıralayabilirsiniz, böylece dosya adındaki ilk karaktere göre sıralanırlar.
Bu, dosya adlandırma hakkında ayrıntılı bir liste değildir, ancak başlamak için iyi bir yerdir. Dosyalarınızı tutarlı bir şekilde adlandırma uygulamasına başladığınızda, sizin için en iyi şekilde çalışan bir sistem geliştirirsiniz ve büyük olasılıkla sizin için bazı hileler ortaya çıkarırsınız.