Netiquette Bilmeniz Gerekenler
Herkes, her ay en azından bazı iş iletişimleri için e-posta kullanırken, bazılarımız profesyonel çalışmalarımızı yapmak için günlük bir araç olarak e-postayı kullanacaktır. Müşteriler, takım arkadaşları, üstler ve olası yeni işçiler veya olası yeni işverenler ile iletişim kurmak için e-postayı kullanacağız. Ve evet, bu insanlar bize açık ve profesyonel bir yazılı mesaj verebilme yeteneğimizle yargılayacaklar.
E-posta görgü kuralları ya da 'netiquette', World Wide Web'in 27 yılı boyunca yayında. Netiquette, e-postanızda saygı ve yetkinliğin nasıl gösterileceğine dair yaygın olarak kabul edilen bir dizi kılavuzdur. Ne yazık ki, iş ayarları için e-posta netiquette öğrenme zamanı hiç almayan insanlar var. Daha da kötüsü: e-posta netiquette'in metin mesajlaşmasının gevşek ve gayri resmi tarzıyla karışan insanlar var.
Kötü hazırlanmış bir e-postanın güvenilirliğinizi bir müşteri veya üst düzey veya potansiyel bir işverenle öldürmesine izin vermeyin. İşte size iyi hizmet verecek ve işyerinizde utanç uyandıran e-posta netiquette kuralları.
10'dan 10
E-posta adresini, göndermeden önce yaptığınız son şey olarak ekleyin.
Bu karşı sezgisel görünüyor, ama bu mükemmel bir biçim. E-posta adreslerini e-posta başlığına eklemeden önce, yazımınızın sonuna kadar beklemeyi ve yeniden okuma işlemlerini beklemeniz gerekir. Bu teknik, içeriğinizi tamamlamadan ve okuma yazma işleminden önce çok geçmeden iletiyi yanlışlıkla göndermekten utanç duyacaktır.
Bu özellikle, iş başvurusu göndermek, müşterinin sorusunu yanıtlamak veya kötü haberleri ekibinize iletmek gibi hassas içeriğe sahip daha uzun bir e-posta için çok önemlidir. Bu durumlarda e-posta adresinizi ertelemek, düşüncelerinizi toplamak ve sözlerinizi aklınızda prova etmek için bir süre e-postanızdan uzaklaşmanız gerektiğinde güvenliği ekler.
Bir e-postayı yanıtlıyorsanız ve içeriğin hassasiyete sahip olduğunu düşünüyorsanız, göndermeye hazır olana kadar alıcının e-posta adresini geçici olarak silin ve adresi tekrar ekleyin. Alternatif olarak alıcının e-posta adresini bir Not Defteri dosyasına veya OneNote sayfasına yapıştırabilir ve yapıştırabilir, e-postayı yazabilir ve ardından e-posta adresini kesip yapıştırabilirsiniz.
Bizi bu konuda inanın: boş bir e-posta adresi satırı yazarlık yaparken size bir gün büyük üzüntü kurtaracak!
02/10
Doğru kişiyi e-postayla gönderdiğinizi üç kez kontrol edin.
Büyük bir şirkette veya hükümet departmanında çalışıyorsanız bu özellikle önemlidir. 'Mike' ya da 'Heather' ya da 'Mohammed' e duyarlı bir e-posta gönderdiğinizde, e-posta yazılımınız sizin için tam adresi önceden tahmin etmek isteyecektir. Bu gibi popüler isimler, şirketinizin adres defterinde çok sayıda sonuca sahip olacak ve kazayla daha sonra başkan yardımcınıza ya da muhasebede çalışanlara gizli bir cevap gönderebileceksiniz.
Yukarıdaki # 1 netiquette kuralı sayesinde, adrese son vermeyi bıraktınız, böylece alıcının e-posta adresini üç kez kontrol etmek, göndermeden önce son adımınız olarak düzgün bir şekilde geçmelidir!
10/10
Özellikle büyük bir şirkette 'Tümünü Yanıtla' seçeneğinden kaçının.
Düzinelerce kişiye gönderilen bir yayını aldığınızda, göndericiye yalnızca yanıt vermek akıllıca olacaktır. Bu, büyük dağıtım listelerine sahip bir şirketse, özellikle doğrudur.
Örneğin: genel müdür, şirketin tamamını güneydeki otoparkla ilgili olarak e-posta ile gönderir ve çalışanların çalışanların ödediği numaralandırılmış ve atanmış tezgahlara saygı duymasını ister. Eğer 'herkese cevap ver' seçeneğini tıklarsanız ve diğer çalışanların kişisel aracınıza zarar verdiği ve boyalarınızı çizdiğinden şikayet etmeye başlarsanız, şirket ilerledikçe kariyer ilerlemenizi bozabilirsin.
Kimse onlara uygulanmayan mesajlar almak istemez . Dahası, hiç kimse, gruba şikayette bulunmayı ya da yayın biçiminde yayınlanan kişisel şikayetlerinizi duymayı takdir etmemektedir.
Bu sahte pastan kaçın ve göndericiye bireysel yanıtı varsayılan eylemin olarak kullan. Kesinlikle aşağıdaki Kural # 9'a da bakın.
04/10
Dil ifadeleri yerine profesyonel selamlar kullanın.
Profesyonel bir e-postayı başlatmanın en iyi yolu, aşağıdakilerin bazı versiyonudur:
1. İyi günler, Bayan Chandra.
2. Merhaba, proje ekibi ve gönüllüler.
3. Merhaba Jennifer.
4. Günaydın Patrick.
Hiçbir koşulda, profesyonel bir e-postaya başlamak için aşağıdakileri kullanmayın:
1. Hey,
2. Sup, takım!
3. Merhaba Jen.
4. Mornin, Pat.
'Hey', 'yo', 'sup' gibi kimi ifadeler size sıcakkanlı ve sıcak gelebilir, ancak aslında bir iş ortamında güvenilirliğinizi aşındırıyorlar. Diğer kişilerle güvenilir bir uyum sağladıktan sonra bu konuşma dilini kesinlikle konuşabilmenize rağmen, bu kelimeleri bir iş e-postasında kullanmak kötü bir fikirdir.
Ayrıca, 'mornin' gibi yazım kısayolları almak kötü bir biçimdir. Birisinin ismini açıkça belirtmediği sürece, birisinin adını kısaltmak çok kötü bir biçimdir (Jennifer -> Jen).
Her türlü akıllı iş iletişiminde olduğu gibi, çok resmi olmanın yanısıra, görgü kurallarına ve saygıya inandığınızı gösterme konusunda akıllıca davranmak akıllıcadır.
05/10
Mesleki şöhretiniz buna bağlıymış gibi her mesajı onaylayın.
Ve gerçekten, itibarınız, zayıf dilbilgisi, kötü yazım ve kötü seçilmiş kelimeler tarafından kolayca sökülebilir.
Yanlışlıkla " Metninizi kontrol etmeniz gerekiyorsa , Ala " mesajını göndermeniz gerekiyorsa , profesyonelliğinizin nasıl bir isabet alacağını düşünün. Ya da ' yarın görüşme yapabilirim ' dediğinizde ' yarın bir müdahale yapabilirim ' derseniz.
Gönderdiğiniz her e-postayı kanıtlayın; Profesyonel ünün buna bağlı gibi yap.
06/10
Özlü ve açık bir konu çizgisi harikalar yaratacaktır (ve okumanıza yardımcı olacaktır).
Konu satırı hem iletişim için bir başlık hem de e-postanızı özetleyip etiketlemenin bir yoludur, böylece daha sonra kolayca bulunabilir. İçeriği ve istenen herhangi bir eylemi net bir şekilde özetlemelidir.
Örneğin, bir konu satırı: 'kahve' çok net değil.
Bunun yerine, "Personel kahve tercihlerini deneyin: yanıtınız gerekli"
İkinci bir örnek olarak, ' isteğiniz ' konu satırı çok belirsiz.
Bunun yerine, daha net bir konu satırını deneyin: ' Park talebiniz: daha fazla ayrıntı gerekli' .
07/10
Sadece iki klasik yazı tipi kullanın: Siyah mürekkeple Arial ve Times Roman varyantları.
Gösterişli yazı tipi yüzlerini ve renklerini e-postanıza gösterişli hale getirmek cazip gelebilir, ancak siyah 12-pt veya 10-pt Arial veya Times New Roman kullanarak daha iyi durumdasınız. Tahoma veya Calibri gibi benzer varyantlar da iyidir. Ve belirli bir cümle veya mermiye dikkat çekiyorsanız, kırmızı mürekkep veya kalın yazı tipi ılımlılıkta çok yardımcı olabilir.
Sorun, e-postalarınızın tutarsız ve odaklanmamış hale gelmeye başladığında ya da sizin tarafınızdan maverick ya da yıkıcı tavır vermeye başladığı zamandır. İş dünyasında, insanlar iletişimi güvenilir ve açık ve özlü, dekoratif ve dikkat dağıtıcı değil isterler.
08/10
Her ne pahasına olursa olsun, alay ve negatif / snooty tonlardan kaçının.
E-posta her zaman vokal çarpma ve vücut dilini iletemez. Düşündüğünüz şey doğrudan ve açık bir şekilde, aslında e-postanıza eklendiğinde sert ve anlamsız olarak karşımıza çıkabilir. 'Lütfen' ve 'teşekkür ederim' kelimelerini kullanmamak, negatif düşük akımlara neden olur. Ve mizahi ve hafif olanı düşündüğünüz şey aslında küçümseme ve kaba olarak iletebilir.
E-postada saygılı bir ton ve hoşgörülü bir tavır sergilemek, pratik yapmak ve çok fazla deneyim gerektirir. E-postayı kendinize, hatta göndermeden önce bir başkasına sesli olarak okurken yardımcı olur. E-posta ile ilgili bir şey orta veya sert görünüyorsa, yeniden yazın.
E-postadaki bir şeyin sesini nasıl ileteceğiniz konusunda hâlâ takılmamışsanız, bu durumda telefonu kaldırıp ciddi bir şekilde konuşmayı iletmeyi düşünün.
Unutmayın: e-posta sonsuza kadar ve bu mesajı gönderdikten sonra, asla geri çekemezsiniz.
09/10
Dünyanın e-postanızı okuyacağını varsayalım.
Gerçekte, e-posta sonsuza kadar. Saniyeler içinde yüzlerce kişiye iletilebilir. Emniyet soruşturması ve vergi denetçileri tarafından herhangi bir soruşturma yapılması gerektiğinde çağrılabilir. Onu haberlere veya sosyal medyaya bile dönüştürebilir.
Bu geniş ve korkutucu bir sorumluluktur, ancak hepimiz omuz omuza: Bir e-postada yazdığınız şey kolayca halk bilgisi olabilir. Sözlerinizi dikkatli bir şekilde seçin ve eğer sizi ısırmak için bir şansın olduğunu düşünüyorsanız, mesajı göndermeyi kesinlikle ciddiye almayın.
10/10
Her zaman kısa bir klas “teşekkür ederim” ve bir imza bloğu ile bitirin.
'Teşekkür ederim' ve 'lütfen' gibi güzellerin gücü ölçülemez. Ayrıca, profesyonel imza bloğunuzu eklemeniz gereken birkaç saniye, ayrıntılara olan ilginiz hakkında hacimleri konuşur ve adınızı ve iletişim bilgilerinizi damgalayarak iletişiminizin sahipliğini alırsınız.
Merhaba Shailesh.
TGI Sportswear'deki nakış hizmetlerimiz ile ilgili sorunuz için teşekkür ederiz. Size, takımınız için spor ceketler seçeneklerimiz hakkında daha fazla bilgi vermek için sizinle telefonda konuşmayı çok isterim. Bu hafta sonunda showroomumuzu ziyaret edebiliriz ve size örneklerini şahsen gösterebilirim.
Seni hangi numaradan arayabilirim? Bugün saat 13'den sonra konuşabiliyorum.
Teşekkür ederim,Paul Giles
Müşteri Hizmetleri Direktörü
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Markanız bizim odak noktamızdır"