Sesli Konferans Çağırma Problemleri ve Bunlara Nasıl Cevap Verilir?
Sesli konferans görüşmeleri, işiniz veya sosyal toplantılarınız için taşıdıkları faydaları düşündüğünüzde ilginç görünebilir. Ancak, kurulum ve düzgün çalışma ile ilgili sorunları düşündüğünüzde, bir veya bir katılımcıya katılmanın oldukça zor olduğunu anlarsınız. Bir konferans görüşmesi düzenlerken, bir hata yapmanıza neden olabilecek sorunları önlemek için planınıza dahil etmeniz gereken bir dizi sorun vardır.
1. Arka Plan Gürültü
Bu, sesin dışında bir katılımcıdan gelen gürültüler, çınlayan sandalyeler, arkalarında sohbet eden insanlar, makine sesleri, kağıt sesleri vb. Gibi. Bu sesleri çoğunlukla VoIP kullanan katılımcılar ile alıyorsunuz çünkü geleneksel telefon el cihazı özel ve kısa garip mikrofonlar, VoIP ise daha duyarlı bir cihaz tarafından taşınan mikrofon ile çalışır. Bir örnek, en yeni dizüstü bilgisayarların çoğuna sahip olduğunuz mikrofon dizisi sistemidir. Bazı insanlar ellerindeki cihazları kullanarak konferanslara katılırlar.
Bu durumu düzeltmenin tek yolu, katılımcıların neden oldukları rahatsızlıktan haberdar olmalarını sağlamaktır; bu, en iyi konferans görüşmesinden önce iletişim yoluyla yapılır. Örneğin, düzenleyici olarak, oturumdan önce bir konferans görüşmesi yapmak için görgü kurallarındaki bir e-postayı dolaşmak isteyebilirsiniz.
2. Yankı
Eko, arka plan gürültüsünün bir parçası olabilir, ancak bundan daha tekniktir. Konferans görüşmesine katılan bir kişi telefonlarıyla ilgili şartlara sahip olabilir veya yankı iptali olmayan bir telefon kullanıyor olabilir. Yankıyı nasıl durduracağınız hakkında daha fazla bilgi edinin .
Echo'lu birisinin normalde telefonu kapatması istenir. Bu nedenle, bir telefon görüşmesinde kullanılan telefon ve diğer ekipmanlarla ilgili bazı teknik konularda önceden farkında olmak önemlidir.
3. Varlık Yönetimi
Bir sesli konferans görüşmesinde, duyularınızdan sadece birini kullanıyor olacaksınız: işitme. Konuştuğunuz veya dinlediğiniz insanları görmeyeceksiniz. Bu, konferans aramanızdaki her bir girişi ve çıkışı takip etmediğiniz sürece, bir kez daha derinlemesine konferansa katılabileceğinizin farkında değilsiniz.
Bu problem, ses konferansı için, belirli bir miktarda varlık yönetimine izin veren araçların geliştirilmesine kadar, şimdiye kadar çözümsüz bir çözümdür. Bunu veren ilk araç UberConference'tır; burada kimin ne zaman konuştuğunu, kimin burada olduğunu ve kim olmadığını, vb. Görebilirsiniz. Son zamanlarda bu tarz araçların bir kısmı kırpılmış, bazıları da ikonları olan katılımcıları temsil eden ilginç görsel arayüzlere sahipti.
4. Beklemedeki Müzik
İnsanlar normalde telefon arayüzlerini bireyler için düzenler, ancak asla konferans görüşmeleri yapmazlar. Bazı müzik dinlemek için bekletilen biri için güzel olsa da, bir konferans görüşmesinde kesinlikle rahatsızlık verici olacaktır. Bazı katılımcılar konferansı diğer bazı çağrılara veya görevlere katılarak bekletebilir, böylece konferansa ritmik ortam ekleyebilirler. Yine burada, ön konferans etiği bilinci kampanyası değerli olacaktır.
5. Liderlik
Bazı durumlarda, bir grubun lideri yoksa, kaos yol açacaktır. Bunun bir konferansta, özellikle de, dizginleri tutan bir kişinin olmadığı, mantıklı konuları içeren bir olayda gerçekleşmesi muhtemeldir. Bu lider, herkese konuşma ve gerekli dikkat için yeterli zaman verildiğinden emin olmalıdır. Ayrıca, yolsuzluk veya düpedüz çatışma olması durumunda da işleri yeniden takip edebilmelidirler.
6. Malzemeler ve Belgeler
Pek çok konferans, özellikle iş amaçlı olanlar, belgelere, materyallere ve araçlara yapılan referansları içerir. Bu tür bilgilerin yanlış dağıtılması bazı katılımcıların belirli noktalarda karanlıkta kalmasına ve böylece ilgisizliğe neden olmaktadır. Bu nedenle, konferans başlamadan önce gerekli olan her tarafa gerekli bilgi ve belgeleri yaymak için özen gösterilmelidir. Diğer ve daha iyi bir yol, çevrimiçi işbirliği araçlarından faydalanmaktır; burada belgelere ve diğer materyallere atıfta bulunmak sadece pasif olmakla kalmaz, aynı zamanda çevrimiçi çalışma oturumu sırasında da aktif üretkenlik olabilir.
7. Kötü Ses Kalitesi
Burada boğaz ağrısı olan birisinin sesine değil, zayıf çağrı kalitesi sunan bir telefon servisini kullanan birinin sesine başvurmuyorum. Bu genellikle, bant genişliği , kullanılan kodekler , telefonlar ve kullanılan diğer cihazlar da dahil olmak üzere belirli sayıda faktöre bağlı olan VoIP servisi ile sıkça karşılaşır. Konferans lideri ya da organizatör iseniz, bu konuda yapabileceğiniz çok şey yoktur. Kötü ses kalitesinden muzdarip katılımcıların kendi taraflarında iyileştirilmiş şeyler almaları gerekmektedir.