Dosyaları ararken küçük bir organizasyon çok yol kat eder
Microsoft Word dosyalarınızı aradığınızdan daha fazla zaman ayırırsanız, o zaman bazı kurumsal özellikler Word ve bilgisayarınızın teklifinden yararlanmanın vakti gelmiştir.
Tüm Word dosyalarını küçük resimlerle kaydet
Her Word dosyasını bir önizleme görüntüsü veya küçük resim ile kaydetmek, onları açmadan tanımlamayı kolaylaştırır. Sadece birkaç adımı izleyerek tüm Word belgelerini önizleme veya küçük resim görüntüsü ile kaydedebilirsiniz:
- Microsoft Word'ü açın .
- Menü çubuğunda Dosya'ya tıklayın.
- Açılır menünün en altındaki Özellikler'i seçin.
- Özet sekmesini tıklayın.
- Resmi önizlemeyi bu belgeyle kaydet veya Tüm Word Belgeleri için Küçük Resimleri Kaydet'i (Word sürümünüze bağlı olarak) yanında bir onay işareti koyun.
- Tamam'a tıklayın.
Word Belge Özellikleri Güncelleştir
Benzer adlara ve konumlara sahip çok sayıda Word dokümanıyla çalışıyorsanız, kesinlikle Word’ün belge özellikleri özelliğinden yararlanmak isteyeceksiniz. Dosya > Özellikler > Özet'e geri dönün ve yorumları, anahtar kelimeleri, kategoriyi, başlığı veya konu bilgilerini dahil edin. Dosyaları ayırt etmenize yardımcı olacak her şey. Arama yapmak için zaman geldiğinde, Word tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu bulabilir.
Bilgisayarınızda Klasörler Yapın ve Kullanın
Tüm Word belgeleriniz için bir klasör oluşturun ve unutamayacağınız bir şeyi ("MyWordDocs" gibi) adlandırın. Sizin için anlamlı olan ve bunları kullanan isimleri olan klasörlerle doldurun. Örneğin, haftalık toplantı notları üretmekten sorumluysanız, bu notlara bir klasör oluşturun ve aylar veya yıllar boyunca içinde ek klasörler ekleyin.
Bilgisayarınızda dağınık bir kaç yıllık Word belgeniz varsa ve bunları açmak için zamanınız yoksa ve bekçi olup olmadıklarına karar vermediyseniz, bu eski belgelerin her yıl için bir klasör oluşturun ve tüm 2010 belgelerini Bir klasör, 2011 yılında başka bir ve daha sonra onları yeniden ziyaret etmek için zamanınız var.
Bir Tutarlı Dosya Adlandırma Sistemi Kullanın
Bir adlandırma sistemi kurmak belki de istediğiniz dosyaları bulmak için zaman geldiğinde yardım etmek için yapabileceğiniz en önemli şeydir. Dosyalarınızı adlandırmanın tek bir yolu yoktur, ancak bir adlandırma sistemi seçmek ve sürekli kullanmak, çabaya değer. Öneriler:
- Belge türünü dahil edin, böylece bir bakışta "Sözleşme", "Kira" veya "Bülten" içeren herhangi bir dosya adının aradığınız harf olmadığını anlayabilirsiniz.
- İsmi, müşterinin adıyla (veya belgelerin harfleri ise alıcının soyadı ile) başlayın.
- Tarihi dosya adına ekleyin.
Acele etmeyin
Bilgisayarınız zaten dosyalarla doluysa, kuruluşunuzun sorunlarını bir kerede halletmeye çalışmayın. İşi yönetilebilir parçalara ayırın ve günde 15 dakika çalışın. Bilgisayarınızdaki bozuk Word dosyalarını toplarken, bunları yaptığınız klasörlerden birine koyun, yeni bir klasör oluşturun ya da artık ihtiyacınız yoksa bunları silin. Eğer fikrinizi telafi edemiyorsanız, onları HoldUntilDate adlı bir klasöre koyun ve gelecekte klasörü açmamış olursanız, bunu silerek rahat hissedeceğinize kadar ileride bir tarih seçin. Ne tür klasörler yaparsanız yapın, hepsini bir büyük Word klasörünüze koyun, böylece nereye bakacağınızı bilirsiniz.