Bir e-tabloda bulunan verileri filtrelemek, yalnızca belirli verinin görüntülenmesi için koşulları ayarlamak anlamına gelir. Büyük bir veri kümesinde veya veri tablosunda belirli bilgilere odaklanmayı kolaylaştırmak için yapılır. Filtreleme, verileri kaldırmaz veya değiştirmez; Sadece etkin Excel çalışma sayfasında hangi satırların veya sütunların görüneceğini değiştirir.
Veri Kayıtlarını Filtreleme
Filtreler, çalışma sayfasındaki kayıtlar veya veri satırlarıyla çalışır. Ayarlanan koşullar, kayıttaki bir veya daha fazla alanla karşılaştırılır. Koşullar yerine getirilirse kayıt görüntülenir. Koşullar sağlanmazsa, kayıt filtrelenir, böylece veri kayıtlarının geri kalanıyla gösterilmez.
Veri filtreleme, filtrelenen verilerin türüne bağlı olarak iki farklı yaklaşımı izler - sayısal veya metin verileri.
Sayısal Verileri Filtreleme
Sayısal veriler aşağıdakilere göre filtrelenebilir:
- verilerin belirli bir sayıya eşit olup olmadığı
- Verilerin belirli bir sayıdan daha büyük veya küçük olup olmadığı
- veriler, bir bütün olarak verilerin ortalama değerinin üstünde veya altındadır
Metin Verilerini Filtreleme
Metin verileri şu şekilde filtrelenebilir:
- verilerin belirli bir kelimeyle eşleşip eşleşmediği
- verilerin bir veya daha fazla harf içeren bir kelime olup olmadığı
- verilerin, alfabenin belirli bir harfiyle başlayan veya biten bir kelime olup olmadığı
Filtrelenmiş Kayıtları Kopyalama
Excel, kayıtları geçici olarak saklamanın yanı sıra, istenen verileri çalışma sayfasının ayrı bir alanına kopyalamanız için seçenekler sunar. Genellikle bu prosedür, filtrelenmiş listenin kalıcı bir kopyası bir tür iş gereksinimini karşıladığında yapılır.
Filtreleme için En İyi Uygulamalar
Filtrelenmiş verilerle çalışmak için en iyi uygulama yönergelerini uygulayarak bazı güçlükler kaydedin:
- Bunun için iyi bir neden olmadığı sürece, filtreler etkinken paylaşılan bir e-tabloyu traş etmeyin. Diğer kullanıcılar, dosyanın filtrelenmiş olduğunu fark etmeyebilir.
- Aynı anda birden çok sütuna filtre uygulayabilmenize rağmen, bu filtreler ek değildir, özel değildir. Başka bir deyişle, Kaliforniya Eyaletindeki herkesi göstermek için bir kişi listesini filtrelemek ve 60 yaşından büyük olan kişiler size Kaliforniya'da 60 yaşın üzerinde olan herkesi verecektir. Böyle bir filtre size 60 yaşındakileri veya Kaliforniyalıları göstermeyecek.
- Karmaşık metin filtreleri yanı sıra temel verilere izin verir. "Dağınık" veriler, yanıltıcı veya yanlış olabilecek filtrelenmiş sonuçlara yol açacaktır. Örneğin, Illinois'de yaşayan insanlar için filtreleme "IL" içinde yaşayan veya "Ilinois" veya "Illenois" de yaşayan insanları yakalamayacaktır.
- Filtrelenmiş verileri sıralarken dikkatli olun. Kısmen filtrelenmiş verilerin sıralanması, veri dosyasının yeniden yapılandırılmasına yol açacaktır; bu genellikle en iyi şekilde önlenen bir durumdur. Filtrelenmiş bir veri kümesini sıralamanız gerekiyorsa, filtrelenmiş verileri yeni bir çalışma sayfasına kopyalayın ve sonra da yazın.