Excel, SQL Server ve Microsoft Access gibi ilişkisel veritabanı programlarının veri yönetimi yeteneklerine sahip değildir. Bununla birlikte, ne yapabilir, birçok durumda veri yönetimi gereksinimlerini dolduran basit veya düz dosya veritabanı olarak hizmet eder.
Excel'de, veriler bir çalışma sayfasının satır ve sütunlarını kullanarak tablolara düzenlenir. Programın daha yeni sürümlerinde, verilerin girilmesini, düzenlenmesini ve değiştirilmesini kolaylaştıran bir tablo özelliği vardır.
Her bir veri parçası veya bir konu hakkındaki bilgiler (parça numarası veya kişinin adresi gibi) ayrı bir çalışma sayfası hücresinde depolanır ve alan olarak adlandırılır.
Veritabanı Terimleri: Excel'de Tablo, Kayıt ve Alanlar
Bir veritabanı, bir veya daha fazla bilgisayar dosyasında düzenli bir şekilde saklanan ilgili bilgi topluluğudur.
Normalde bilgi veya veriler tablolar halinde düzenlenir. Excel gibi basit veya düz dosya veritabanı, tek bir tabloda tek bir konu hakkındaki tüm bilgileri tutar.
Diğer yandan ilişkisel veritabanları, her bir tablonun farklı, ancak ilgili konular hakkında bilgi içeren birkaç tablodan oluşur.
Tablodaki bilgiler, kolaylıkla olabileceği şekilde düzenlenmiştir:
- Güncellenmiş
- sıralama
- Düzeltilmiş
- Belirli bir bilgi için filtrelendi veya aranıyor
kayıtlar
Veri tabanı terminolojisinde, bir kayıt veritabanına girilmiş belirli bir nesne hakkındaki tüm bilgileri veya verileri tutar.
Excel'de, kayıtlar normalde, bir bilgi veya değer öğesi içeren satırdaki her hücre ile çalışma sayfası satırlarında düzenlenir.
Alanlar
Bir veritabanı kaydındaki her bir bilgi öğesi - telefon numarası veya sokak numarası gibi - alan olarak adlandırılır.
Excel'de, bir çalışma sayfasının tek tek hücreleri alan olarak işlev görür, çünkü her hücre bir nesne hakkında tek bir bilgi parçası içerebilir.
Alan İsimleri
Verilerin, belirli bir bilgiyi bulmak için sıralanabilmesi veya filtrelenebilmesi için düzenli bir şekilde bir veritabanına girilmesi çok önemlidir.
Verilerin her bir kayıt için aynı sırayla girildiğinden emin olmak için, bir tablonun her sütununa başlıklar eklenir. Bu sütun başlıkları alan adları olarak adlandırılır.
Excel'de, bir tablonun üst satırı, tablonun alan adlarını içerir. Bu sıraya genellikle bir başlık satırı denir.
Örnek
Yukarıdaki resimde, bir öğrenci için toplanan tüm bilgiler tek bir satırda saklanır veya tabloya kaydedilir. Her öğrenci, ne kadar veya ne kadar az bilginin toplandığı olursa olsun, tabloda ayrı bir sıra vardır.
Bir satırdaki her hücre, bu bilginin bir parçasını içeren bir alandır. Başlık satırındaki alan adları, tüm verilerin, tüm öğrenciler için aynı sütunda, ad veya yaş gibi belirli bir konudaki tüm verileri saklayarak organize olmasını sağlar.
Excel'in Veri Araçları
Microsoft, Excel tablolarında depolanan büyük miktardaki verilerle çalışmayı kolaylaştırmak ve iyi durumda kalmasına yardımcı olmak için bir dizi veri aracı içermektedir.
Kayıtlar için bir form kullanma
Bireysel kayıtlarla çalışmayı kolaylaştıran araçlardan biri de veri formudur. En fazla 32 alan veya sütun içeren tablolarda kayıt bulmak, düzenlemek, girmek veya silmek için bir form kullanılabilir.
Varsayılan form, kayıtların doğru bir şekilde girildiğinden emin olmak için tabloda düzen sırasına göre alan adlarının bir listesini içerir. Her alan adının yanında, bireysel veri alanlarını girmek veya düzenlemek için bir metin kutusu bulunur.
Özel formlar oluşturmak mümkün olsa da, varsayılan formu oluşturmak ve kullanmak çok daha kolay ve çoğu zaman ihtiyaç duyulan her şeydir.
Yinelenen Veri Kayıtlarını Kaldır
Tüm veritabanlarında ortak bir sorun veri hatalarıdır. Basit yazım hatalarına veya eksik veri alanlarına ek olarak, veri tablosu büyüdükçe çoğaltılan veri kayıtları önemli bir sorun olabilir.
Excel'in veri araçlarından bir diğeri, bu yinelenen kayıtları kaldırmak için kullanılabilir: tam veya kısmi çoğaltmalar.
Verileri Sıralama
Sıralama, bir tablonun alfabetik olarak soyadına göre alfabetik olarak veya en eskiden en küçüğüne kronolojik olarak sıralanması gibi verileri belirli bir özelliğe göre yeniden düzenlemek anlamına gelir.
Excel'in sıralama seçenekleri arasında bir veya daha fazla alana göre sıralama, tarihe veya saate göre özel sıralama ve bir tablodaki alanları yeniden sıralamayı mümkün kılan satırlara göre sıralama yer alır.