İnsanlarla Dosyaları Güvenli Bir Şekilde Paylaşma
Microsoft tarafından barındırılan bulut tabanlı hizmet olan SharePoint Online, Office 365 planının bir parçası veya SharePoint Server'a bir eklenti olarak edinilebilir. Yeni ve yükseltilmiş SharePoint Online hizmetlerine olan ana ilgi, etkileşimli konuşmaları çevrimiçi hale getirmek ve hareket halindeyken belgeleri paylaşmak için daha kolay ve daha güvenli hale getirmektir.
Zaten bir SharePoint Online kullanıcısıysanız, yükseltilmiş hizmetleri tahmin edebilirsiniz. SharePoint Online artık cep telefonları ve tabletlerde kullanım ve kesintisiz bir sosyal deneyim içermektedir. Office 365'te bulunan OneDrive Business, OneDrive'ın bilgisayardaki veya şirket sunucunuzda depolanan dosyalarla eşitlemenizi sağlayan belge depolama alanı için profesyonel bir sürümüdür.
Gruplarda İzin ve Kullanıcıları Düzenleme
SharePoint Online'daki belgeleri paylaşma izinleri, en çok istenen kullanıcı erişimine göre yapılır. SharePoint Online için izin düzeyleri şunlardır:
- Ziyaretçiler - tarayıcıda dokümanları görüntüle
- Üyeler - belgeleri düzenleyin veya katkıda bulunun
- Sahipler - SharePoint Online sitesinin tam kontrol iznine sahip
Ziyaretçilerin belgeleri indirmesi için izinlerin "okuma" erişimini içermesi gerekir.
Belirli bir kullanıcı grubu veya takım çalışması oluşturmak için yeni grup adları oluşturulabilir. "Site Tasarımcıları", "yazarlar" ve "Müşteriler" örnekleri arasındadır.
Organizasyonunuz Dışında Belgeleri Paylaşma
Dış kullanıcılar, genellikle zaman zaman belgeleri paylaşmak istediğiniz tedarikçiler, danışmanlar ve müşterilerdir.
Tam kontrol iznine sahip olan SharePoint Online sahipleri belgeleri harici kullanıcılarla paylaşabilir. Belge paylaşma izinlerini daha iyi yönetmek için dış kullanıcılar Ziyaretçi veya Üye kullanıcı gruplarına eklenebilir.
- Misafir bağlantılarını paylaş. SharePoint Online belge kitaplığındaki belgeleri görüntülemek için bir misafir bağlantısı e-posta yoluyla paylaşılabilir. Belgelerin başkalarıyla paylaşılma riskini en aza indirmek için, harici kullanıcıların oturum açmasını isteyebilirsiniz. Bu adımda, misafir bağlantılarının kullanılamayacağından emin olmak için Ziyaretçiler'de (veya okuma erişimi olan lisanssız kullanıcılar) izin grupları oluşturulmalıdır. anonim kullanıcılar tarafından açıldı.
- Üyelerle paylaş. Harici kullanıcılarınız Office 365 aboneliğine sahipse veya sitenizin üyesiyse, paylaşımlı belgelere erişmeden önce oturum açmalarını isteyebilirsiniz. Bu adım, bunları Üye izin grubuna eklediğinizi varsayar. Microsoft Office olmayan harici kullanıcılar, okuma erişimi olduğu sürece dosyayı indirebilir.
- OneDrive İş'ten herkese açık linki paylaşın. OneDrive, hizmetiniz yükseltildiyse Office 365'te bulunan bir belge depolama alanıdır. OneDrive en iyisi, SharePoint Online belge kitaplığından ayrı harici harici kullanıcılarla dosyaları paylaşmak için kullanılır. OneDrive, bir belgenin genel olarak görüntülenmesi için bir son versiyon olarak düşünülebilir - örneğin bir web sitesinden veya blogdan bağlantı olarak yayınlamak gibi. SharePoint Online belge kitaplığınız kaynak olabilir, bu nedenle OneDrive'ı bu şekilde kullanmayı tercih ederseniz, OneDrive'ın iki alanı ayırmanıza yardımcı olacak bir kopyasını oluşturun.
- Kuruluşunuzdaki belgeleri paylaşma. Dahili kullanıcılar kuruluşunuzdaki veya diğer departmanlarınızdaki kişilerdir. Tipik olarak, bir grupta çalışıp birlikte çalışıp çalışmadığınızı veya başkalarının da bilgi veya belge sürümünün mevcut durumunu görüntüleyebilmeleri için bir intranette doküman yayınladığınıza bağlı olarak belgeleri farklı şekilde paylaşırsınız.
- Üyelerle paylaş. Office 365'in SharePoint Online ile kullanılması, belgeleri çevrimiçi oluşturmak, düzenlemek ve paylaşmak için kullanabileceğiniz tarayıcı tabanlı hafif hizmet olan Office Web Uygulamaları'na erişim sağlar. Microsoft Office kullanıcıları, dosyaları bilgisayarlarından SharePoint Online'da depolanan dosyalarla üyelerle paylaşmak üzere senkronize edebilirler. Ayrıca, Microsoft Office kullanıcıları, çevrimdışı çalışmak için dosyaları ve klasörleri SharePoint Online'dan bir bilgisayara veya mobil aygıta senkronize edebilir.
- Toplantıyanlarla paylaş. Kuruluşunuzdaki herkesin Office 365 aboneliğine sahip olduğunu varsayarak, belgelere izin grubuna bağlı olarak paylaşılabilir. Örneğin, kuruluşunuzdaki yönetici ekipler gibi çalışanlar, piyasa istihbaratının veya müşteri deneyimlerinin sahada yakalandığı bir pazarlama belgesi kütüphanesi olarak değerlendirilmeye ihtiyaç duyabilir.
- OneDrive'dan paylaş. OneDrive'dan dahili kullanıcılarla dosya paylaşabilirsiniz. Belgeleri bir SharePoint Online belge kitaplığına taşımadan önce OneDrive'ı bir hazırlama alanı olarak kullanabilirsiniz.