Zaman kazanmak için kendi Word şablonlarınızı oluşturun, ancak önce bunları planlayın
Aynı özel biçimlendirmeyi içeren ancak her zaman aynı metni içermeyen (faturalar, paketleme fişleri, form mektupları vb.) Belgeleri sık sık oluşturuyorsanız, işlemi otomatik hale getirebilir ve zaman kazanarak önemli miktarda zaman kazanabilirsiniz. Word'de şablon.
Şablon nedir?
Şablonlara aşina olmayanlar için hızlı bir açıklama: Microsoft Word şablonu, açtığınızda kendi kopyasını oluşturan bir belge türüdür. Bu kopya, şablonun, logolar ve tablolar gibi tüm tasarım ve biçimlendirmesine sahiptir, ancak orijinal şablonu değiştirmeden içerik girerek bunu değiştirebilirsiniz.
Şablonu istediğiniz kadar açabilir ve her defasında yeni bir doküman için yeni bir kopyasını oluşturur. Oluşturulan dosya standart bir Word dosya tipi olarak kaydedilir (ör., .docx).
Bir Word şablonu, biçimlendirme, stiller, metin metinleri, makrolar , üstbilgiler ve altbilgiler, özel sözlükler , araç çubukları ve Otomatik Metin girdileri içerebilir.
Bir Kelime Şablonu Planlama
Word şablonunuzu oluşturmadan önce, içinde yer almak istediğiniz ayrıntıların bir listesini oluşturmak iyi bir fikirdir. Planladığınız zaman, uzun vadede size daha fazla zaman kazandıracaktır.
Neleri ekleyeceğinize dair bazı ipuçları:
- Tüm belgelerde şablonu temel alan tüm metinler.
- Sütunlar, kenar boşlukları, sekme durakları, son notlar, dipnotlar vb. Biçimlendirme
- Makroları kullanmak isteyebilirsiniz ancak bu belgeye özgüdür.
- Harfler için, şablon her açıldığında otomatik olarak güncellenecek bir tarih alanı girin.
- Ayrıca mektuplar için adresinizi ve iletişim bilgilerinizi de ekleyin.
- Değişebilen bilgiler için alanlar veya Otomatik Metin kullanın, ancak her zaman aynı türde bilgileri içerecektir (örneğin, sayfa numaraları, belge başlığı, dosya yolu, vb.). Bu tür bilgiler genellikle üstbilgilerde ve altbilgilerde bulunur.
- Belgenizde farklı biçimlendirmeye sahip bölümler varsa, şablondan oluşturulan kopyaya yazabileceğiniz TITLE veya HEADING gibi açıklayıcı yer tutucu metinleri kullanabilirsiniz. Bu şekilde, bu bölüme özgü biçimlendirmeler olacaktır.
İstediğiniz şeyin bir taslağını aldıktan sonra, boş bir Word belgesinde prototip dosyasını düzenleyin. Listelediğiniz tüm öğeleri ve belgeleriniz için istediğiniz tasarımı ekleyin.
Yeni Şablonunuzu Kaydetme
Aşağıdaki adımları izleyerek belgenizi şablon olarak kaydedin:
Word 2003
- Üst menüdeki Dosya'yı tıklayın.
- Farklı Kaydet ... seçeneğini tıklayın.
- Şablonunuzu kaydetmek istediğiniz yere gidin. Word, şablonlar için varsayılan kaydetme konumunda başlar. Yeni belgeler oluştururken, varsayılan konum dışındaki konumlarda kaydedilen şablonların Şablonlar iletişim kutusunda görünmeyeceğini unutmayın.
- "Dosya adı" alanına, tanınabilir bir şablon dosya adı girin.
- "Farklı kaydet" açılır listesini tıklayın ve Belge Şablonları'nı seçin.
- Kaydet'i tıklayın .
Word 2007
- Sol üstteki Microsoft Office düğmesini tıklayın.
- Fare işaretçinizi Farklı Kaydet ... üzerine getirin . Açılan ikincil menüde, Word Şablonu'nu tıklayın.
- Şablonunuzu kaydetmek istediğiniz yere gidin. Word, şablonlar için varsayılan kaydetme konumunda başlar. Varsayılan konum dışındaki konumlarda kaydedilen şablonların Şablonlar iletişim kutusunda görünmeyeceğini unutmayın.
- "Dosya adı" alanına, tanınabilir bir şablon dosya adı girin.
- Kaydet'i tıklayın .
Word 2010 ve sonraki sürümleri
- Dosya sekmesini tıklayın.
- Farklı Kaydet ... seçeneğini tıklayın.
- Şablonunuzu kaydetmek istediğiniz yere gidin. Word, şablonlar için varsayılan kaydetme konumunda başlar. Yeni belgeler oluştururken, varsayılan konum dışındaki konumlarda kaydedilen şablonların Şablonlar iletişim kutusunda görünmeyeceğini unutmayın.
- "Dosya adı" alanına, tanınabilir bir şablon dosya adı girin.
- "Farklı kaydet" açılır listesini tıklayın ve Belge Şablonları'nı seçin.
- Kaydet'i tıklayın .
Belgeniz, buna bağlı olarak yeni belgeler oluşturmak için kullanılabilecek dosya uzantısı .dot veya .dotx ile birlikte şablon olarak kaydedilir.