Microsoft'un Adres Mektup Birleştirme özelliği, aynı belgeyi çok sayıda alıcıya ufak değişikliklerle göndermenizi sağlar. "Birleştirme" terimi, bir belgenin (örneğin bir mektubun) bir elektronik tablo gibi bir veri kaynağı belgesiyle birleştirilmesi gerçeğinden gelir.
Word'ün adres-mektup birleştirme özelliği, Excel'in verileriyle sorunsuz bir şekilde çalışır. Word ayrıca kendi veri kaynağını oluşturmanıza izin verirken, bu verileri kullanmak için seçenekler sınırlıdır. Ayrıca, verilerinizi bir e-tabloda zaten varsa, tüm bilgileri Word’ün veri kaynağına yeniden yazmanız çok mantıklı değildir.
Adresinizi Adres Mektup Birleştirme için Hazırlama
Teorik olarak, herhangi bir Excel çalışma sayfasını herhangi bir özel hazırlık olmadan Word adres-mektup birleştirme işlevinde kullanabilirsiniz . Ancak, adres-mektup birleştirme işlemini optimize etmek için çalışma sayfanızı hazırlamak için biraz zaman ayırmanız önerilir.
Adres-mektup birleştirme sürecinin daha sorunsuz ilerlemesine yardımcı olacak bazı kurallar şunlardır.
Elektronik Tablo Verilerinizi Düzenleyin
Açıklığı belirtme riski altında verileriniz düzgün bir şekilde satır ve sütunlara yerleştirilmelidir. Her satırı tek bir kayıt olarak ve her bir sütunu, belgenize ekleyeceğiniz bir alan olarak düşünün. (Eğer bir tazeleme ihtiyacınız varsa Excel veri girişi öğreticisine bakın .)
Bir Başlık Satır Oluşturun
Adres mektup birleştirme için kullanmak istediğiniz sayfa için bir başlık satırı oluşturun. Bir başlık satırı , aşağıdaki hücrelerdeki verileri tanımlayan etiket içeren bir satırdır. Excel, bazen veriler ve etiketler arasında ayrım yapmak konusunda hassas olabilir, bu nedenle başlık satırına özgü kalın metin, hücre sınırları ve hücre gölgelemesi kullanarak bunları netleştirin. Bu, Excel'in verilerinizi geri kalanından ayırt etmesini sağlayacaktır.
Daha sonra, verileri ana belge ile birleştirdiğinizde, etiketler birleştirme alanlarının adları olarak görünecek, böylece belgenize hangi verileri eklediğiniz konusunda bir karışıklık olmayacaktır. Ayrıca, kullanıcı hatalarını önlemeye yardımcı olduğu için, sütunlarınızı etiketlemek iyi bir uygulamadır.
Tüm Verileri Tek Bir Sayfaya Koy
Adres mektup birleştirme için kullanmak istediğiniz veriler bir sayfada olmalıdır. Birden çok sayfaya yayılmışsa, sayfaları birleştirmeniz veya birden çok posta birleştirmesi yapmanız gerekir. Ayrıca, kullanmadan kullanmayı planladığınız sayfayı seçebilmeniz için sayfaların açıkça adlandırıldığından emin olun.
Bir Adres Kaynağında Veri Kaynağını İlişkilendirme
Adres-mektup birleştirme işlemindeki bir sonraki adım, hazırlanan Excel elektronik tablonuzu Word belgenizle ilişkilendirmektir.
- Adres Mektup Birleştirme araç çubuğunda Veri Kaynağı Aç düğmesini tıklatın.
- Veri Kaynağı Seç iletişim kutusunda, Excel çalışma kitabınızı bulana kadar klasörlerde gezinin. Excel dosyanızı bulamıyorsanız, "Dosya türü" etiketli açılır menüden "Tüm veri kaynakları" nın seçili olduğundan emin olun.
- Kaynak Excel kaynak dosyasına çift tıklayın veya seçin ve Aç'a tıklayın.
- Tablo Seç iletişim kutusunda, belgenizle birleştirmek istediğiniz verileri içeren Excel sayfasını seçin.
- "İlk veri satırı sütun başlıkları içeriyor" seçeneğinin yanındaki onay kutusunun işaretli olduğundan emin olun.
- Tamam'a tıklayın.
Artık, veri kaynağı ana belge ile ilişkilendirildiğinden, metin girmeye ve / veya Word belgenizi düzenlemeye başlayabilirsiniz. Bununla birlikte, Excel'de veri kaynağınızda değişiklik yapamazsınız; Verilerde değişiklik yapmanız gerekiyorsa, Excel'de veri kaynağını açmadan önce Word'deki ana belgeyi kapatmanız gerekir.
Aşağıdaki adımları uygulayarak birleştirme alanlarını belgenize eklemek kolaydır:
- Adres- mektup birleştirme araç çubuğundaki Birleştirme Alanı Ekle düğmesini tıklayın. Birleştirme Alanı Ekle iletişim kutusu görünecektir.
- Listeden eklemek istediğiniz alanın adını vurgulayın ve Ekle'ye tıklayın.
- Kutu daha fazla alan eklemenize izin verecek şekilde açık kalacaktır. Birden fazla alanı arka arkaya eklerseniz, Word belgenizdeki alanlar arasında otomatik olarak boşluk eklemez; İletişim kutusunu kapattıktan sonra bunu kendiniz yapmalısınız. Belgenizde çift oklarla çevrili alan adını göreceksiniz.
- İşiniz bittiğinde, Kapat'a tıklayın.
Adres Bloklarını ve Selamları Ekleme — Dikkatli Kullanın
Microsoft, yakın zamanda adres blokları ve tebrik satırları eklemenizi sağlayan bir adres mektup birleştirme özelliği ekledi. Araç çubuğundaki ilgili tuşa tıklayarak, Word, ortak varyasyonlarda düzenlenmiş, bir kerede birkaç alan eklemenize izin verecektir.
Ekleme adresi blok düğmesi soldakidir; ekle tebrik hattı sağda.
Ayrıca, her iki düğmeyi tıkladığınızda, Word, hangi alanları eklemek istediğinizi, nasıl düzenlenmesini istediğinizi, hangi noktalama işaretlerini dahil edeceğinizi ve diğerlerini içeren bazı seçenekler sunan bir iletişim kutusu görüntüler. Bu, yeterince basit olsa da - ve Word'de oluşturulan bir veri kaynağı kullanıyorsanız - Excel çalışma sayfasını kullanıyorsanız kafa karıştırıcı olabilir.
Bu makalenin 1. sayfasında, çalışma sayfanızda bir başlık satırı ekleme ile ilgili öneri ne zaman unutmayın? Peki, Word'ün, benzer veriler için alan adı olarak kullandığı bir alandan başka bir şey verdiyseniz, Word alanları yanlış eşleştirebilir.
Bunun anlamı, insert adres bloğunu kullanırsanız veya tebrik satırı düğmeleri eklerseniz , veriler belirttiğinizden farklı bir sırada görünebilir - etiketler eşleşmediği için. Neyse ki, Microsoft bunu öngördü ve alan adlarınızı Word'de bloklarda kullananlarla eşleştirmenize olanak tanıyan bir Eşleşme Alanları özelliği oluşturdu.
Alan Etiketlerini Doğru Olarak Eşleştirmek için Eşleşme Alanlarını Kullanma
Alanları eşleştirmek için şu adımları izleyin:
- Araç çubuğundaki Eşleşme Alanları düğmesine tıklayın.
- Eşleşme Alanları iletişim kutusunda, soldaki Word alan adlarının bir listesini göreceksiniz. Kutunun sağ tarafında, açılır kutuların bir sütun göreceksiniz. Her bir açılır kutudaki ad, Word'ün Adres bloğu veya Tebrik satırı bloğunda ilgili her alan için kullandığı alandır. Herhangi bir değişiklik yapmak için, açılır kutudan alan adını seçmeniz yeterlidir.
- Değişikliklerinizi tamamladıktan sonra Tamam'ı tıklayın.
Ayrıca, her ikisi de ilgili araç çubuğu düğmesini tıkladığınızda görünen Adres Bloku veya Tebrik Çizgisi Ekle iletişim kutularının en altındaki Eşleşmeler Alanları düğmesini tıklatarak Eşleşme Alanları iletişim kutusunu da getirebilirsiniz.
Adres Mektup Birleştirme Belgelerini Görüntüleme
Birleştirilmiş belgelerinizi önizlemeye ve yazdırmaya başlamadan önce, biçimlendirmeyle ilgili bir not: Bir belgeyi bir belgeye eklerken, Word veri kaynağındaki veri kaynağının üzerine taşınmaz.
Kaynak Elektronik Tablosundan Özel Biçimlendirme Uygulanması
İtalik, kalın veya alt çizgi gibi özel biçimlendirme uygulamak istiyorsanız, bunu Word'de yapmanız gerekir. Belgeyi alanlarla görüntülüyorsanız, formatlamayı uygulamak istediğiniz alanın her iki tarafındaki çift okları seçmelisiniz. Belgede birleştirilen verileri görüntülüyorsanız, değiştirmek istediğiniz metni vurgulayın.
Herhangi bir değişikliğin, yalnızca tek tek değil, tüm birleştirilmiş belgeler boyunca taşınacağını unutmayın.
Birleştirilmiş Belgeleri Önizleme
Birleştirilmiş belgelerinizi önizlemek için Adres Mektup Birleştirme araç çubuğundaki Birleştirilmiş Verileri Görüntüle düğmesini tıklatın. Bu düğme bir geçiş anahtarı gibi çalışır; dolayısıyla, içerdikleri verileri değil, yalnızca alanları görüntülemeye geri dönmek isterseniz, tekrar tıklayın.
Adres Mektup Birleştirme araç çubuğundaki gezinme düğmelerini kullanarak birleştirilmiş belgeler arasında gezinebilirsiniz. Soldan sağa doğrular: İlk Kayıt , Önceki Kayıt , Kayda Git , Sonraki Kayıt , Son Kayıt .
Belgelerinizi birleştirmeden önce, bunların tümünü önizlemeli ya da her şeyin doğru şekilde birleştirildiğini doğrulamak için mümkün olduğunca çoğunu önizlemelisiniz. Birleştirilmiş verilerin etrafında noktalama ve boşluk bırakma gibi şeylere özellikle dikkat edin.
Adres Mektup Birleştirme Belgenizi Sonlandırın
Belgelerinizi birleştirmeye hazır olduğunuzda, iki seçeneğiniz vardır.
Yazıcıya Birleştirme
Birincisi onları yazıcıya birleştirmektir. Bu seçeneği belirlerseniz, belgeler herhangi bir değişiklik yapılmadan yazıcıya gönderilir. Yazıcıya birleştirme Yazıcı araç çubuğu düğmesine tıklayarak kolayca birleştirebilirsiniz .
Yeni bir belgeye birleştir
Belgelerin bir kısmını veya tamamını kişiselleştirmeniz gerekiyorsa (kişiselleştirilmiş notlar için veri kaynağında bir not alanı eklemeniz akıllıca olur) veya yazdırmadan önce başka değişiklikler yapmanız gerekiyorsa, bunları yeni bir belgeye birleştirebilirsiniz; Yeni bir belgeyi birleştirirseniz, adres-mektup birleştirme ana belgesi ve veri kaynağı bozulmadan kalır, ancak birleştirilmiş belgeleri içeren ikinci bir dosya olacaktır.
Bunu yapmak için Yeni Belge Birleştirme araç çubuğu düğmesine tıklamanız yeterlidir.
Hangi yöntemi seçerseniz seçin, Word'e tüm kayıtları, mevcut kaydı veya bir dizi kaydı birleştiren bir iletişim kutusuyla birlikte sunacaksınız.
İstediğiniz seçeneğin yanındaki seçenek düğmesini tıklayın ve ardından Tamam'ı tıklayın.
Bir aralığı birleştirmek istiyorsanız, Tamam'ı tıklamadan önce birleştirmeye dahil etmek istediğiniz kayıtların başlangıç numarasını ve son sayısını girmeniz gerekecektir.
Belgeleri yazdırmayı seçtiyseniz, iletişim kutusu açıldıktan sonra, Yazdır iletişim kutusuyla birlikte sunulur. Başka herhangi bir belge için yaptığınız gibi etkileşimde bulunabilirsiniz.