Bu ipuçları dizisi, Excel'de verileri sıralamanın farklı yöntemlerini kapsar. Belirli bilgiler aşağıdaki sayfalarda bulunabilir:
- Sırala ve Filtrele veya Kısayol Tuşlarını kullanarak Tek Sütuna Hızlı Sıralama
- Çoklu Sütunlara Göre Sırala
- Tarihlere veya Zamanlara Göre Sırala
- Haftanın Günlerine, Aylara veya diğer Özel Listelere Göre Sırala
- Satırlara Göre Sırala - Sütunları Yeniden Sıralama
Sıralanacak Verileri Seçme
Verilerin sıralanabilmesi için, Excel'in sıralanması gereken tam aralığı bilmesi gerekir ve genellikle Excel, ilgili verilerin bulunduğu alanları seçerken oldukça iyidir - girildiği sürece,
- İlgili verilerde boş satır veya sütun kalmadı ;
- ve ilgili verilerin alanları arasında boş satırlar ve sütunlar bırakılmıştır.
Veri alanının alan adlarına sahip olması ve bu satırın sıralanacak kayıtlardan çıkarılması durumunda Excel, kesin olarak doğru bir şekilde belirleyecektir.
Ancak, Excel'in sıralanacak aralığı seçmesine izin vermek riskli olabilir - özellikle de kontrol edilmesi zor olan büyük miktarda veriyle.
Doğru verinin seçildiğinden emin olmak için, sıralamaya başlamadan önce aralığı seçin.
Aynı aralık tekrar tekrar sıralanacaksa, en iyi yaklaşım ona bir isim vermektir .
05/05
Anahtar ve Sıralama Sırasını Sırala
Sıralama, bir sıralama anahtarı ve sıralama düzeni kullanılmasını gerektirir.
Sıralama anahtarı, sıralamak istediğiniz sütun veya sütunlardaki verilerdir. Sütun başlığı veya alan adı ile tanımlanır. Yukarıdaki resimde, olası sıralama anahtarları Öğrenci Kimliği, Ad , Yaş , Program ve Ay Başladı
Hızlı bir şekilde, sıralama anahtarını içeren sütunda tek bir hücreye tıklamak, Excel'e sıralama anahtarının ne olduğunu söylemek için yeterlidir.
Metin veya sayısal değerler için sıralama düzeni için iki seçenek artan ve azalan şekildedir.
Şeritteki Ana Sayfa sekmesindeki Sıralama ve Filtre düğmesini kullanırken, açılan menüdeki sıralama düzeni seçenekleri , seçilen aralıktaki veri türüne bağlı olarak değişecektir .
Sıralama ve Filtreyi Kullanarak Hızlı Sıralama
Excel'de, şeridin Giriş sekmesindeki Sıralama ve Filtre düğmesini kullanarak hızlı bir sıralama yapılabilir.
Hızlı sıralama gerçekleştirme adımları şunlardır:
- Sıralama anahtarını içeren sütunda bir hücreye tıklayın
- Gerekiyorsa şeridin Giriş sekmesini tıklayın.
- Sıralama seçeneklerinin açılır menüsünü açmak için Sırala ve Filtrele düğmesine tıklayın
- Artan veya azalan sırada sıralamak için iki seçenekten birine tıklayın
- Verilerin doğru şekilde sıralandığından emin olmak için kontrol edin
Şerit Kısayol Tuşlarını Kullanarak Verileri Sıralama
Excel'de verileri sıralamak için klavye kısayol tuşu kombinasyonu yoktur.
Mevcut olan, tuşun Ana Sayfa sekmesinde yukarıda listelenen seçeneklerin aynısını seçmek için fare işaretçisi yerine tuş vuruşlarını kullanmanıza olanak tanıyan kısayol tuşlarıdır.
- Şerit seçeneklerine erişmek için klavyeyi kullanmak her zaman Alt tuşuyla başlar.
Kısayol Tuşları Kullanarak Artan Sıraya Göre Sıralama
- Sıralama anahtarı sütununda bir hücreye tıklayın
- Klavyede aşağıdaki tuşlara basın:
- Alt HSS
- Veri tablosu, seçilen sütuna göre A'dan Z'ye / en küçükten büyüğe doğru sıralanmalıdır.
Sıcak tuşlar aşağıdakilere çevrilir:
"Alt" tuşu> “Ana Sayfa” sekmesi> “Düzenleme” grubu> “Sırala ve Filtrele” menüsü> “En Küçükten En Küçüğe” seçeneği.
Kısayol Tuşlarını Kullanarak Artan Sıraya Göre Sıralama
Kısayol tuşlarını kullanarak azalan sırada sıralamak için adımlar, kısayol tuşu kombinasyonu dışındaki artan bir sıralama için listelenenlerle aynıdır:
Alt HSO Sıcak tuşlar aşağıdakilere çevrilir:
"Alt" tuşu> “Ana Sayfa” sekmesi> “Düzenleme” grubu> “Sırala ve Süz” menüsü> “En Büyükten En Küçüğe” seçeneği.
02/05
Excel'de Birden Çok Sütun Verilerini Sıralama
Tek bir veri sütununa göre hızlı bir sıralama gerçekleştirmenin yanı sıra, Excel'in özel sıralama özelliği birden çok sıralama anahtarını tanımlayarak birden fazla sütunu sıralamanıza olanak tanır.
Birden çok sütun türünde, Sıralama iletişim kutusundaki sütun başlıklarını seçerek sıralama tuşları tanımlanır.
Hızlı bir sıralamada olduğu gibi, sıralama tuşları, sıralama anahtarını içeren tabloda sütun başlıklarını veya alan adlarını tanımlayarak tanımlanır.
Birden Çok Sütun Örneğine Sırala
Yukarıdaki örnekte, verileri iki sütun sütununda H2 adından L12'ye sıralamak için aşağıdaki adımlar takip edilmiştir: ilk önce ad ve daha sonra yaş.
- Sıralanacak hücre aralığını vurgulayın
- Şeritteki Ana Sayfa sekmesine tıklayın.
- Açılır listeyi açmak için şerit üzerindeki Sıralama ve Filtre simgesine tıklayın.
- Sırala iletişim kutusunu açmak için açılır listeden Özel Sıralama'ya tıklayın
- İletişim kutusundaki Sütun başlığı altında, verileri Ad sütununa göre sıralamak için açılır listeden Ad'ı seçin.
- Sırala seçeneği, Değerler olarak ayarlanmış bırakılır - sıralama, tablodaki gerçek verilere dayanmaktadır
- Sıralama Verisi başlığı altında, Ad verilerini azalan sırada sıralamak için açılır listeden Z - A'yı seçin.
- İletişim kutusunun üst kısmında, ikinci sıralama seçeneğini eklemek için Düzey Ekle düğmesine tıklayın.
- İkinci sıra anahtarı için, Sütun başlığı altında, Kayıt sütununda yinelenen adlarla kayıtları sıralamak için aşağı açılır listeden Yaş'ı seçin.
- Sıralama Sırası başlığı altında, Yaş verilerini azalan sırada sıralamak için açılır listeden En Küçükten En büyüğü seçin
- İletişim kutusunu kapatmak ve verileri sıralamak için iletişim kutusunda Tamam'ı tıklatın.
İkinci bir sıralama anahtarının tanımlanması sonucunda, yukarıdaki örnekte, İsim alanı için aynı değerlere sahip iki kayıt, Yaş alanı kullanılarak azalan sıraya göre sıralanmıştır. 19 yaşındaki ikinci A. Wilson için kayıt.
İlk Satır: Sütun Başlıkları veya Verileri?
Yukarıdaki örnekte sıralamak için seçilen veri aralığı, ilk veri satırı üzerindeki sütun başlıklarını içermiştir.
Excel, bu satırın sonraki satırlardaki verilerden farklı olan verileri içerdiğinden, ilk satırın sütun başlıklarını alması ve Sıralama iletişim kutusundaki mevcut seçenekleri, bunları içerecek şekilde ayarlamasını sağladı.
Excel'in ilk satırın sütun başlıklarını içerip içermediğini belirlemek için kullandığı bir ölçüt biçimlendirmedir. Yukarıdaki örnekte, ilk satırdaki metin farklı bir fonttur ve satırların geri kalanındaki verilerden farklı bir renktir. Ayrıca aşağıdaki satırlardan kalın bir sınır ile ayrılır.
Excel, ilk sıranın bir başlık satırı olup olmadığına karar verirken bu farkı kullanır ve doğru almakta oldukça iyidir - ancak bu, yanılmaz değildir. Bir hata yaparsa, Sırala iletişim kutusu, bu otomatik seçimi geçersiz kılmak için kullanılabilecek bir onay kutusu içerir - Verilerimin üstbilgileri vardır .
İlk satır başlık içermiyorsa, Excel, Sütun D veya Sütun E gibi sütun harfini, Sıralama iletişim kutusunun Sütun seçeneğinde seçimler olarak kullanır.
03/05
Verileri Excel'de Tarih veya Zamana Göre Sırala
Metin verilerini alfabetik olarak veya en büyüğünden en küçüğe doğru sıralamaya ek olarak, Excel'in sıralama seçenekleri sıralama tarihi değerlerini içerir.
Tarihler için kullanılabilir sıralama siparişleri şunlardır:
- Artan sipariş - en eskiden en yeniye
- Azalan sıra - en eskiden en eski
Hızlı Sıralama ve Sıralama İletişim Kutusu
Tarihler ve zamanlar sadece biçimlendirilmiş sayı verileri olduğundan, yukarıdaki resimde örnekte Ödünç Alınan Tarih gibi tek bir sütunda sıralamak için hızlı sıralama yöntemi kullanılabilir.
Birden çok sütun veya zaman sütunu içeren türler için, Sıralama iletişim kutusunun kullanılması gerekir - tıpkı sayı veya metin verilerinin birden fazla sütununda sıralama yapıldığında olduğu gibi.
Tarihe Göre Sırala Örneği
Artan sırayla en eskiden en yeniye - hızlı bir sıralama yapmak için yukarıdaki görüntüdeki örnek için adımlar şöyle olacaktır:
- Sıralanacak hücre aralığını vurgulayın
- Şeritin Giriş sekmesini tıklayın.
- Açılır listeyi açmak için şerit üzerindeki Sıralama ve Filtre simgesine tıklayın.
- Verileri artan sıraya göre sıralamak için listedeki En Eskiden En Eskie Sırala seçeneğine tıklayın.
- Kayıtlar, tablonun en üstündeki Ödünç alınmış sütunun en eski tarihleriyle birlikte sıralanmalıdır.
Metin Olarak Kaydedilen Tarihler ve Zamanlar
Tarihe göre sıralama sonuçları beklendiği gibi çıkmazsa, sıralama anahtarını içeren sütundaki veriler, sayılardan ziyade metin verileri olarak saklanan tarihleri veya saatleri içerebilir (tarihler ve zamanlar sadece biçimlendirilmiş sayı verileridir).
Yukarıdaki resimde, A. Peterson'un rekoru, 5 Kasım 2014 tarihli borçlanma tarihine dayanarak, listenin sonunda sona erdi. 5 Kasım borçlanma tarihi var.
Beklenmedik sonuçların nedeni, A. Peterson'un borçlanma tarihinin, bir numara yerine metin olarak saklanmasıdır.
Karma Veri ve Hızlı Sıralama
Metin ve sayı verilerini içeren kayıtlar birlikte karıştırılırsa, hızlı sıralama yöntemini kullanırken, Excel, sayı ve metin verilerini ayrı ayrı sıralar - kayıtları, sıralı listenin en altındaki metin verileriyle birlikte yerleştirir.
Excel, sıralama sonuçlarında sütun başlıklarını da içerebilir - bunları, veri tablosunun alan adları yerine yalnızca başka bir metin satırı satırı olarak yorumlayabilir.
Uyarıları Sırala - Sırala İletişim Kutusu
Yukarıdaki resimde gösterildiği gibi, Sıralama iletişim kutusu kullanılıyorsa, bir sütunda sıralamak için bile, Excel metin olarak saklanan verilerle karşılaştığını bildiren bir ileti görüntüler ve size aşağıdakileri sunar:
- Sayı olarak bir sayı gibi görünen her şeyi sırala
- Metin olarak saklanan sayıları ve sayıları ayrı ayrı sıralayın
İlk seçeneği belirlerseniz, Excel metin verilerini sıralama sonuçlarının doğru konumuna yerleştirmeyi deneyecektir.
İkinci seçeneği seçin ve Excel, metin verilerini içeren kayıtları sıralama sonuçlarının en altına yerleştirecektir - tıpkı hızlı sıralamalarda olduğu gibi.
04/05
Verileri Haftanın Günlerine Göre veya Excel'de Aylara Göre Sıralama
Excel'in , doldurma tutamacını kullanarak bir çalışma sayfasına günler veya aylar eklemek için kullandığı aynı yerleşik özel listeyi kullanarak haftanın günlerine veya yılın aylarına göre sıralayın.
Bu liste, alfabetik sıraya göre değil, kronolojik olarak günlere veya aylara göre sıralamaya izin verir.
Yukarıdaki örnekte, veriler, öğrencilerin çevrimiçi çalışma programlarına başladıkları aylara göre sıralanmıştır.
Diğer sıralama seçeneklerinde olduğu gibi, değerleri özel bir listeye göre sıralamak artan (Pazardan cumartesiye veya ocaktan Aralık'a kadar) veya azalan düzende (Cumartesi - Pazar / Aralık - Ocak) görüntülenebilir.
Yukarıdaki resimde, ayın sonuna göre H2 ve L12 aralığındaki veri örneğini sıralamak için aşağıdaki adımlar takip edildi:
- Sıralanacak hücre aralığını vurgulayın
- Şeritteki Ana Sayfa sekmesine tıklayın.
- Açılır listeyi açmak için şerit üzerindeki Sıralama ve Filtre simgesine tıklayın.
- Sırala iletişim kutusunu açmak için açılır listeden Özel Sıralama'ya tıklayın
- İletişim kutusundaki Sütun başlığı altında, verileri yılın aylarına göre sıralamak için açılır listeden Ay'ı seçin.
- Sırala seçeneği, Değerler olarak ayarlanmış bırakılır - sıralama, tablodaki gerçek verilere dayanmaktadır
- Sıralama Sırası başlığı altında, açılır menüyü açmak için varsayılan A - Z seçeneğinin yanındaki aşağı oku tıklayın.
- Menüde Özel Listeler iletişim kutusunu açmak için Özel Liste'yi seçin.
- İletişim kutusunun sol penceresinde, listeyi bir kez tıklayın: Ocak, Şubat, Mart, Nisan ... seçmek için
Seçimi onaylamak ve Diyaloğu düzenle iletişim kutusuna dönmek için Tamam'a tıklayın.
Seçilen liste - Ocak, Şubat, Mart, Nisan - Sipariş başlığı altında görüntülenecek
İletişim kutusunu kapatmak ve verileri yılın aylarına göre sıralamak için Tamam'ı tıklayın.
Not : Varsayılan olarak, özel listeler Özel Listeler iletişim kutusunda yalnızca artan sırada görüntülenir. İstenen listeyi seçtikten sonra özel bir listeyi kullanarak, Sıralama iletişim kutusunda Sipariş başlığı altında görüntülenecek şekilde azalan sırayla verileri sıralamak için:
- Açılan menüyü açmak için görüntülenen listenin yanındaki aşağı oku tıklayın ( Ocak, Şubat, Mart, Nisan ... gibi) .
- Menüde, azalan sırada görüntülenen özel liste seçeneğini seçin - Aralık, Kasım, Ekim, Eylül ...
İletişim kutusunu kapatmak ve verileri özel listeyi kullanarak azalan sırada sıralamak için Tamam'ı tıklatın.
05/05
Excel'de Sütunları Yeniden Sıralamak için Satırlara Göre Sırala
Önceki sıralama seçenekleriyle gösterildiği gibi, veriler normal olarak sütun başlıklarını veya alan adlarını kullanarak sıralanır ve sonuç tüm satırların veya veri kayıtlarının yeniden sıralanmasıdır.
Excel'de daha az bilinen ve bu nedenle, daha az kullanılan sıralama seçeneği, bir çalışma sayfasında soldan sağa sütunların sırasını yeniden düzenleme etkisine sahip satır sıralamaktır.
Satıra göre sıralamanın bir nedeni, farklı veri tabloları arasındaki sütun sırasına uymaktır. Aynı soldan sağa sıradaki sütunlarla, kayıtları karşılaştırmak veya tablolar arasında veri kopyalamak ve taşımak daha kolaydır.
Sütun Sırasını Özelleştirme
Bununla birlikte, nadiren, değerler için artan ve azalan sıralama düzeni seçeneklerinin kısıtlamaları nedeniyle doğru sıraya göre sütunları almasıdır.
Genellikle, özel bir sıralama düzeni kullanmak gereklidir ve Excel, hücre veya yazı tipi rengine veya koşullu biçimlendirme simgelerine göre sıralama seçenekleri içerir.
Bu sayfanın alt kısmında belirtildiği gibi, bu seçenekler, oldukça emek yoğun ve kullanımı kolay değildir.
Muhtemelen Excel'in sütunların sırasına söylenmesinin en kolay yolu, sağa kalan sütunların sırasını gösteren 1, 2, 3, 4 ... sayılarını içeren veri tablosunun üstüne veya altına bir satır eklemektir.
Satırlara göre sıralamak, sayıları içeren satırın en küçüğünden en büyüğüne sütunları sıralamak için basit bir mesele haline gelir.
Sıralama tamamlandığında, eklenen sayı satırı kolayca silinebilir .
Satırlara Göre Sırala Örneği
Excel sıralama seçeneklerinde bu seri için kullanılan veri örneğinde, Öğrenci Kimliği sütunu her zaman ilk önce solda, ardından Ad ve ardından Yaş olarak belirtilmiştir .
Bu örnekte, yukarıdaki resimde görüldüğü gibi, sütunlar yeniden sıralanmıştır, böylece Program sütunu ilk sırada solda Ay Başladı , Ad vb.
Yukarıdaki adımda görülen sütun sırasını değiştirmek için aşağıdaki adımlar kullanıldı:
- Alan adlarını içeren satırın üstüne boş bir satır ekleyin.
- Bu yeni satırda, başlayarak sağdaki şu sayıları girin.
sütun H: 5, 3, 4, 1, 2 - H2 ila L13 aralığını vurgulayın
- Şeritteki Ana Sayfa sekmesine tıklayın.
- Açılır listeyi açmak için şerit üzerindeki Sıralama ve Filtre simgesine tıklayın.
- Sırala iletişim kutusunu açmak için açılır listeden Özel Sıralama'ya tıklayın
- İletişim kutusunun üst kısmındaki Sıralama Seçenekleri iletişim kutusunu açmak için Seçenekler'e tıklayın.
- Bu ikinci iletişim kutusunun Yönlendirme bölümünde, çalışma sayfasında sağa kalan sütun sırasını sıralamak için Soldan sağa sırala seçeneğine tıklayın.
- Bu iletişim kutusunu kapatmak için Tamam'a tıklayın.
- Yönlendirme'deki değişiklikle, Sıralama iletişim kutusundaki Sütun başlığı Satır olarak değişir.
- Satır başlığının altında, Satır 2'ye göre sıralamayı seçin - özel sayıları içeren satır
- Sırala seçeneği, Değerler olarak ayarlanmış bırakılır
- Sıralama Sırası başlığı altında, 2. sıradaki sayıları artan düzende sıralamak için açılır listeden En Büyükten Küçük olanı seçin.
- İletişim kutusunu kapatmak ve sağdaki sütunları satır 2'deki sayılarla sıralamak için Tamam'ı tıklatın.
- Sütunların sırası, Programla , Ay Başla , İsim vb. Ile başlamalıdır.
Sütunları Yeniden Sıralamak için Excel'in Özel Sıralama Seçeneklerini Kullanma
Yukarıda belirtildiği gibi, Excel'deki Sıralama iletişim kutusunda özel sıralar bulunurken, çalışma sayfalarındaki sütunları yeniden sıralarken bu seçeneklerin kullanımı kolay değildir.
Sıralama iletişim kutusunda özel sıralama düzeni oluşturma seçenekleri, verileri aşağıdaki şekilde sıralamaktır:
Ayrıca, her bir sütun, farklı yazı tipi veya hücre renkleri gibi benzersiz biçimlendirmeye sahip olmadıkça, her bir sütunun yeniden sıralanması için aynı satırdaki tek tek hücrelere biçimlendirmenin eklenmesi gerekir.
Örneğin, yukarıdaki resimde bulunan sütunları yeniden sıralamak için yazı tipi rengini kullanmak
- Her alan adına tıklayın ve her biri için yazı tipi rengini değiştirin - örneğin kırmızı, yeşil, mavi vb.
- Sırala iletişim kutusunda, Sıralama açık seçeneğini Yazı Tipi Rengi'ne ayarlayın.
- Sipariş altında, istenen sütun sırasına uyacak şekilde alan adları renklerinin sırasını manuel olarak ayarlayın.
- Sıralamadan sonra, her alan adı için yazı tipi rengini sıfırlayın