01/02
Excel'de Yinelenen Veri Kayıtlarını Kaldırma
Excel gibi elektronik tablo programları, çoğunlukla parça envanterleri, satış kayıtları ve posta listeleri gibi şeyler için veri tabanları olarak kullanılır.
Excel'deki veritabanları, normalde kayıt adı verilen veri dizileri halinde düzenlenmiş veri tablolarından oluşur.
Bir kayıtta, satırdaki her hücre veya alandaki veriler, şirketin adı, adresi ve telefon numarası gibi ilişkilidir.
Veri tabanı boyutunda büyürken ortaya çıkan ortak bir sorun, yinelenen kayıtların veya veri satırlarının olmasıdır.
Bu çoğaltma aşağıdaki durumlarda oluşabilir:
- Tüm kayıtlar veritabanına birden fazla kez iki veya daha fazla aynı kayıtla girilir.
- Birden çok kayıtta, aynı verileri içeren bir ad ve adres gibi bir veya daha fazla alan bulunur.
Her iki durumda da, yinelenen kayıtlar, veritabanı bilgisi bir adres-mektup birleştirme işleminde kullanıldığında, aynı kişiye birden çok kopyasının gönderilmesi gibi bir dizi sorunlara neden olabilir. Bu nedenle, düzenli kayıtları çift taraflı olarak taramak ve kaldırmak iyi bir fikirdir. temeli.
Ve yukarıdaki görüntüdeki gibi küçük bir örnekte yinelenen kayıtları seçmek kolay olsa da, veri tabloları binlerce kayıt olmasa bile yüzlerce kayıt içerebilir, bu da çift kayıtları, özellikle de kısmen eşleşen kayıtları almakta zorlanır.
Bu görevi yerine getirmeyi daha kolay hale getirmek için, Excel'in, eşdeğer ve kısmen eşleşen kayıtların bulunması ve kaldırılması için kullanılabilen Yinelenenleri Kaldır adlı şaşırtıcı bir şekilde adlandırılan yerleşik bir veri aracı vardır.
Bununla birlikte, Remove Duplicates aracının tasarlandığı yol, aynı ve kısmen eşleşen kayıtlar ayrı ayrı ele alınmalıdır.
Bunun nedeni, çoğaltmaları kaldır iletişim kutusu seçili veri tablosunun alan adlarını görüntüler ve eşleşen kayıtları aramak için hangi alanların dahil edileceğini siz seçersiniz:
- Aynı kayıtlar için, tüm alanları arayın - tüm sütunların veya alan adlarının yanındaki onay işaretlerini bırakın;
- Kısmen eşleşen kayıtlar için - sadece eşleştirilecek alanların yanındaki onay işaretlerini bırakın.
Alan adları vs sütun harfleri
Belirtildiği gibi, Kopyaları Kaldır aracı, istenen alanı veya sütun adlarını işaretleyerek hangi eşleştirilecek alanları seçeceğiniz bir iletişim kutusundan oluşur.
İletişim kutusunun görüntülediği bilgiler - alan adları veya sütun harfleri - verilerinizin yukarıdaki tabloda görüldüğü gibi veri tablosunun üst kısmında bir dizi başlık veya üstbilgi içerip içermediğine bağlıdır.
Varsa - iletişim kutusunun sağ tarafındaki seçeneğin - Verilerimin üstbilgileri var - işaretli olduğundan emin olun ve Excel bu satırdaki adları iletişim kutusunda alan adları olarak görüntüler.
Verilerinizde bir başlık satırı yoksa, iletişim kutusu, seçilen veri aralığı için iletişim kutusunda uygun sütun harflerini görüntüler.
Bitişik Veri Aralığı
Çoğaltmaları Kaldır aracının düzgün çalışması için, veri tablosunun bitişik bir veri aralığı olması gerekir; yani, herhangi bir boş satır, sütun içermemesi ve mümkünse, tabloda hiçbir boş hücre bulunmaması gerekir.
Veri tablosunda boşluk olmaması, sadece çift verileri ararken değil, genel olarak veri yönetimi söz konusu olduğunda iyi bir uygulamadır. Excel'in sıralama ve filtreleme gibi diğer veri araçları, veri tablosu bitişik bir veri aralığı olduğunda en iyi şekilde çalışır.
Yinelenen Veri Kayıtları Örneği Kaldır
Yukarıdaki görüntüde, veri tablosu A. Thompson için iki özdeş kayıt ve R. Holt için iki tane eşleşme kaydı içerir - bu, tüm alanların öğrenci numarası dışında eşleştiği yerlerdir.
Aşağıda listelenen adımlar, Yinelenen Dosyaları Kaldır aracını nasıl kullanacağınızı ayrıntılı olarak açıklar :
- A. Thompson için iki özdeş kaydın ikincisini kaldırın.
- R. Holt için ikinci kısmen eşleşen kaydı kaldırın.
Yinelenen Kaldır İletişim Kutusunu Açma
- Örnek veritabanındaki verileri içeren herhangi bir hücreye tıklayın.
- Şeritteki Veri sekmesini tıklayın.
- Veri tablosundaki tüm verileri vurgulamak ve Kopyaları Kaldır iletişim kutusunu açmak için Kopyaları Kaldır simgesine tıklayın.
- Kopyaları Kaldır iletişim kutusu , veri örneğindeki tüm sütun başlıklarını veya alan adlarını görüntüler.
- Alan adlarının yanındaki onay işaretleri, Excel'in yinelenen kayıtları ararken eşleşecek sütunları gösterir.
- Varsayılan olarak, iletişim kutusu açıldığında tüm alan adları kontrol edilir.
Aynı kayıtları bulma
- Bu örnekte tamamen aynı kayıtları aradığımızdan, kontrol edilen tüm sütun başlıklarını bırakacağız
- Tamam'a tıklayın
Bu noktada aşağıdaki sonuçlar görülmelidir:
- İletişim kutusu kapanmalı ve aşağıdaki mesajla değiştirilmelidir: 1 çift değer bulundu ve kaldırıldı; 7 benzersiz değer kalır.
- Yinelenen A. Thompson kaydını içeren satır, veritabanından kaldırılmış olacak
- Her ne kadar R. Holt için iki tane eşleşme kaydı olsa da, tüm alanlar eşleşmediğinden - iki kayıt için öğrenci sayısı farklı - Excel benzersiz bir veri kaydı olarak görüyor
02/02
Çoğalmaları Kaldır ile Kısmen Eşleşen Kayıtları Bulma ve Kaldırma
Bir Zamanda Tek Bir Alanı Kontrol Etme
Excel, yalnızca seçili veri alanları ile tam olarak eşleşen veri kayıtlarını kaldırdığından, kısmen eşleşen tüm veri kayıtlarını bulmanın en iyi yolu, aşağıdaki adımlarda yapıldığı gibi, onay işaretini her seferinde yalnızca bir alan için kaldırmaktır.
Ad, yaş veya program dışındaki tüm alanlarla eşleşen kayıtların sonraki aramaları, kısmen eşleşen kayıtlar için tüm olası kombinasyonları kaldırır.
Kısmi Eşleşen Kayıtları Bulmak
- Gerekirse veri tablosundaki verileri içeren herhangi bir hücreye tıklayın
- Şeritteki Veri sekmesini tıklayın.
- Veri tablosundaki tüm verileri vurgulamak ve Kopyaları Kaldır iletişim kutusunu açmak için Kopyaları Kaldır simgesine tıklayın.
- Veri tablosu için tüm alan adları veya sütun başlıkları seçilir.
- Her alanda bir eşleşme olmayan kayıtları bulmak ve kaldırmak için, Excel'in görmezden geleceği alan adlarının yanı sıra onay işaretini kaldırın.
- Bu örnek için onay işaretini kaldırmak için Öğrenci Kimliği sütun başlığının yanındaki onay kutusunu tıklayın.
- Excel artık yalnızca Soyadı , Başlangıç ve Program alanlarındaki eşleşen verilere sahip kayıtları arayacak ve kaldıracaktır.
- Tamam'a tıklayın
- İletişim kutusu kapanmalı ve aşağıdaki mesajla değiştirilmelidir: 1 çift değer bulundu ve kaldırıldı; 6 benzersiz değer kalır.
- ST348-252 Öğrenci Kimliği ile R. Holt için ikinci kaydı içeren satır, veritabanından kaldırılmış olacaktır.
- Mesaj kutusunu kapatmak için Tamam'ı tıklayın.
Bu noktada, örnek veri tablosu tüm yinelenen verilerden arınmış olmalıdır.