Kişileri, koleksiyonları ve diğer verileri Excel veritabanıyla izleme
Zaman zaman, bilgileri takip etmemiz gerekiyor ve bunun için bir Excel veritabanı dosyasında iyi bir yer var. İster telefon numaralarının kişisel bir listesi olsun, ister bir kuruluşun veya ekibin üyeleri için bir kişi listesi veya bir bozuk para, kart veya kitap koleksiyonu olsun, bir Excel veritabanı dosyası, belirli bilgileri girmeyi, saklamayı ve bulmayı kolaylaştırır.
Microsoft Excel, verileri takip etmenize ve istediğiniz zaman belirli bilgileri bulmanıza yardımcı olacak araçlar geliştirmiştir. Ayrıca, yüzlerce sütun ve binlerce satır ile , bir Excel elektronik tablosu muazzam miktarda veri tutabilir.
Verileri Girme
Excel veritabanında veri depolamak için temel biçim bir tablodur.
Bir tablo oluşturulduktan sonra, Excel'in veri araçları, belirli bilgileri bulmak için veritabanındaki kayıtları aramak, sıralamak ve filtrelemek için kullanılabilir.
Bu eğiticiyi takip etmek için yukarıdaki resimde gösterildiği gibi verileri girin.
Öğrenci kimliğini hızlı bir şekilde girin:
- İlk iki ID'sini - ST348-245 ve ST348-246'yı sırasıyla A5 ve A6 hücrelerine yazın.
- Bunları seçmek için iki ID'yi vurgulayın.
- Doldurma tutamacına tıklayın ve A13 hücresine sürükleyin.
- Öğrenci ID'lerinin geri kalanı, A6 ila A13 hücrelerine doğru bir şekilde girilmelidir.
Verileri Doğru Girme
Verileri girerken doğru girildiğinden emin olmak önemlidir. E-tablo başlığı ile sütun başlıkları arasındaki 2. satırdan başka, verilerinizi girerken boş bir satır bırakmayın. Ayrıca boş hücreler bırakmadığınızdan emin olun.
Yanlış veri girişi nedeniyle oluşan veri hataları , veri yönetimiyle ilgili birçok sorunun kaynağıdır. Veri başlangıçta doğru girilirse, programın istediğiniz sonuçları geri vermesi daha olasıdır.
Satırlar Kayıtlardır
Her bir veri satırı, bir veritabanında bir kayıt olarak bilinir. Kayıtları girerken şu yönergeleri göz önünde bulundurun:
- Oluşturulan tabloya boş satır bırakmayın. Bu, sütun başlıkları ile ilk veri satırı arasında boş bir satır bırakılmamayı içerir.
- Bir kayıt sadece belirli bir öğe hakkında veri içerebilir.
- Bir kayıt, veritabanındaki TÜM veriyi de bu öğe hakkında içermelidir. Bir öğe hakkında birden fazla satırda bilgi olamaz.
Sütunlar Alanlar
Excel veritabanındaki satırlar kayıt olarak adlandırılırken, sütunlar alanlar olarak bilinir. Her sütunun, içerdiği verileri tanımlamak için bir başlığı olmalıdır. Bu başlıklar alan adları olarak adlandırılır.
- Alan adları, her bir kayıt için verilerin aynı sırada girildiğinden emin olmak için kullanılır.
- Bir sütundaki tüm verilerin aynı format kullanılarak girildiğinden emin olun. Rakamları rakam olarak girmeye başlarsanız (10 ya da 20 gibi), bunu devam ettirin. Kısmen bir şekilde değişmeyin ve sayıları (on ya da yirmi gibi) kelime olarak girmeye başlayın. Tutarlı ol.
- Masaya boş sütun bırakmayın.
Tablo oluşturma
Veri girildikten sonra bir tabloya dönüştürülebilir. Böyle yaparak:
- Çalışma sayfasında A3 ila E13 hücrelerini vurgulayın.
- Ana Sayfa sekmesine tıklayın.
- Açılır menüyü açmak için şeritte Biçim Tablo seçeneğini tıklayın.
- Tabloyu Biçimlendir iletişim kutusunu açmak için mavi Tablo Stili Ortamı 9 seçeneğini belirleyin.
- İletişim kutusu açıkken, çalışma sayfasındaki A3 ila E13 hücreleri yürüyen karıncalarla çevrelenmelidir.
- Yürüyen karıncalar doğru hücre aralığını çevrelerse, Tablo Olarak Biçimlendir iletişim kutusunda Tamam'ı tıklatın.
- Yürüyen karıncalar doğru hücre aralığını kuşatmazsa, çalışma sayfasındaki doğru aralığı vurgulayın ve ardından Tablo Olarak Biçimlendir iletişim kutusunda Tamam'ı tıklatın.
- Tablo, her alan adının yanında açılan aşağı açılan oklara sahip olmalı ve tablo satırları, alternatif açık ve koyu mavi olarak biçimlendirilmelidir.
Veritabanı Araçlarını Kullanma
Veritabanını oluşturduktan sonra, verilerinizi sıralamak veya filtrelemek için her alan adının yanındaki açılır okların altında bulunan araçları kullanabilirsiniz.
Verileri Sıralama
- Soyadı alan adının yanındaki açılır oku tıklayın.
- Veritabanını alfabetik olarak sıralamak için A'dan Z'ye Sırala seçeneğine tıklayın.
- Sıralandıktan sonra Graham J. , masadaki ve Wilson'daki ilk kayıt olmalıydı . R sonuncu olmalı.
Filtreleme Verileri
- Program alan adının yanındaki açılır oku tıklayın.
- Tüm onay kutularını temizlemek için Tümünü Seç seçeneğinin yanındaki onay kutusunu tıklayın.
- Kutuya onay işareti eklemek için İş seçeneğinin yanındaki onay kutusunu tıklayın.
- Tamam'a tıklayın.
- Sadece iki öğrenci - G. Thompson ve F. Smith , iş programında kayıtlı olan sadece iki olduklarından görülebilir olmalıdır.
- Tüm kayıtları göstermek için Program alan adının yanındaki açılır oku tıklayın.
- "Program" seçeneğinden Filtreyi Temizle seçeneğine tıklayın.
Veritabanını Genişletmek
Veritabanınıza ek kayıtlar eklemek için:
- Fare işaretçinizi tablonun sağ alt köşesindeki küçük nokta üzerine yerleştirin.
- Fare işaretçisi iki başlı bir ok halinde değişecektir.
- Bu olduğunda, sağ fare tuşunu basılı tutun ve veritabanının altına boş bir satır eklemek için işaretçiyi aşağı doğru sürükleyin .
- Bu yeni satıra aşağıdaki verileri ekleyin:
Hücre - Veri
A14 - ST348-255
B14 - Christopher
C14 - A.
D14 - 22
E14 - Bilim
Veritabanı Biçimlendirmesini Tamamlama
- Çalışma sayfasındaki A1 - E1 hücrelerini vurgulayın.
- Ana Sayfa sekmesine tıklayın.
- Başlığı ortalamak için şeridin Birleştirme ve Merkez seçeneğine tıklayın.
- Dolgu rengi açılır listesini açmak için Şerit üzerindeki Dolgu Rengi (bir boya kutusu gibi) üzerine tıklayın.
- A1 - E1 hücresindeki arka planın rengini koyu maviye değiştirmek için listeden Mavi, Aksan 1'i seçin.
- Yazı tipi rengi açılır listesini açmak için Biçimlendirme araç çubuğundaki Yazı Tipi Rengi simgesine tıklayın (büyük harf "A" dır).
- A1 - E1 hücresindeki metnin rengini beyaza değiştirmek için listeden Beyaz'ı seçin.
- Çalışma sayfasındaki A2 - E2 hücrelerini vurgulayın.
- Dolgu rengi açılır listesini açmak için şeridin Dolgu Rengi üzerine tıklayın.
- A2 - E2 hücrelerindeki arka plan rengini açık maviye değiştirmek için listeden Mavi, Aksan 1, Çakmak 80'i seçin.
- Çalışma sayfasında A4 - E14 hücrelerini vurgulayın.
- Metni A14 ila E14 hücrelerine hizalamak için şerit üzerindeki Merkez seçeneğine tıklayın.
- Bu noktada, bu öğreticinin tüm adımlarını doğru bir şekilde uyguladıysanız, e-tablonuz bu eğiticinin 1. Adımında görüntülenen e-tabloya benzemelidir.
Veritabanı fonksiyonları
Sözdizimi : Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
D işlevi aşağıdakilerden biridir:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Tür : Veritabanı
Veritabanı işlevleri, Google E-Tablolar, bir veri tabanı gibi yapılandırılmış verileri korumak için kullanıldığında özellikle kullanışlıdır. Her bir veritabanı işlevi, Dfunction , bir veritabanı tablosu olarak kabul edilen bir hücre aralığının bir alt kümesinde ilgili işlevi hesaplar. Veritabanı işlevleri üç argüman alır:
- Database_arr , dizi 1'den sonraki her satırın bir veritabanı kaydı olması ve her bir sütunun bir veritabanı alanı olması için yapılandırılmış bir dizi ifadesi tarafından oluşturulan bir dizi, gömülü dizi veya dizidir. Satır 1, her alanın etiketlerini içerir.
- Field_str | num , hangi sütunun (alan) ortalaması alınacak değerleri içerdiğini gösterir. Bu, alan adı (metin dizesi) veya en soldaki sütunun 1 olarak gösterileceği sütun numarası olarak ifade edilebilir.
- Criteria_arr , ilk satırın ölçüt (kriterin) uygulanacağı alan adını / adlarını içereceği ve sonraki satırların koşullu sınama (lar) ı içereceği şekilde yapılandırılmış bir dizi ifadesi tarafından oluşturulan bir dizi, gömülü dizi veya dizidir. .
Ölçütteki ilk satır, alan adlarını belirtir. Kriterlerdeki diğer her satır, ilgili alanlardaki bir dizi kısıtlama olan bir filtreyi temsil eder. Kısıtlamalar, Örnekle Sorgulama notasyonu kullanılarak açıklanır ve eşleşecek bir değer veya bir karşılaştırma operatörü ve ardından bir karşılaştırma değeri içerebilir. Kısıtlama örnekleri: "Çikolata", "42", "> = 42", "<> 42". Boş bir hücre, ilgili alanda herhangi bir kısıtlama anlamına gelir.
Tüm filtre kısıtlamaları (filtre satırındaki kısıtlamalar) karşılanırsa, bir veritabanı bir veritabanı satırıyla eşleşir. Bir veritabanı satırı (kaydı) Ölçütleri karşılarsa ve yalnızca en az bir filtre eşleştiğinde karşılar. Bir alan adı, aynı anda uygulanan çoklu kısıtlamalara izin vermek için Ölçüt aralığında bir kereden fazla görünebilir (örneğin, sıcaklık> = 65 ve sıcaklık <= 82).
DGET değerleri birleştirmeyen tek veritabanı işlevidir. DGET, ikinci argümanda belirtilen alanın değerini (bir VLOOKUP'a benzer şekilde) yalnızca tam olarak bir kayıt Kriterlerle eşleştiğinde döndürür; aksi halde, eşleşmeleri veya birden fazla eşleşmeyi belirten bir hata döndürür